Bir web tasarım ajansıyla görüşürken ilk bakılacak şey tasarım örnekleri değildir. Asıl mesele, ajansın projenizi nasıl anlayacağı, kapsamı nasıl tanımlayacağı ve işler planlandığı gibi gitmediğinde süreci nasıl yöneteceğidir. Çünkü iyi görünen bir teklif, kapsam belirsizse birkaç hafta sonra “Bu özellik fiyata dahil değildi” cümlesine dönüşebilir.
Ajans seçmeden önce aşağıdaki 15 soruya net cevap almak, fiyat tekliflerini de daha sağlıklı karşılaştırmanızı sağlar.
1. Projeye başlamadan önce bizden hangi bilgileri isteyeceksiniz?
İyi bir proje, tasarım ekranıyla değil doğru sorularla başlar.
Ajansın işletmenizi, hedef kitlenizi, ürün veya hizmetlerinizi, mevcut dijital varlıklarınızı ve projeden beklentinizi anlamadan doğrudan tasarıma geçmesi risklidir. İlk görüşmelerde sizden en azından şu başlıklarda bilgi istemesini beklersiniz:
-
Web sitesinin veya yazılımın temel amacı
-
Hedef kullanıcılar
-
Sunulacak ürün ve hizmetler
-
Mevcut marka kimliği
-
Rakipler ve referans alınabilecek siteler
-
İhtiyaç duyulan temel fonksiyonlar
-
Kullanılacak içerikler
-
Varsa mevcut site, alan adı ve teknik altyapı
Buradaki amaç onlarca sayfalık bir doküman hazırlamak değildir. Ajansın neyi neden geliştirdiğini anlayabileceği kadar açık bir başlangıç zemini oluşturmaktır.
Piasoft'un web tasarım süreci de ihtiyaç analiziyle başlayıp planlama, tasarım, geliştirme ve yayın aşamalarıyla ilerleyecek şekilde tanımlanıyor. Piasoft Web Tasarım hizmetini inceleyin
2. Projenin kapsamını nasıl belirleyeceğiz?
“Kurumsal web sitesi yapılacak” bir kapsam değildir.
Kaç farklı sayfa şablonu hazırlanacağı, hangi formların bulunacağı, özel modül gerekip gerekmediği, dil seçenekleri, üyelik sistemi, entegrasyonlar, yönetim paneli ve içerik aktarımı gibi işler baştan konuşulmalıdır.
Kapsam mümkünse yazılı hale gelmeli. Teklifte yalnızca “web tasarım hizmeti” yazıyorsa hangi işlerin fiyatın içinde olduğunu sonradan yorumlamak zorunda kalabilirsiniz.
Özellikle yazılım içeren projelerde ekranlardan önce iş kurallarının konuşulması gerekir. Bir bayi portalında yalnızca “bayi girişi olacak” demek yetmez. Hangi bayi hangi veriyi görecek, kim fiyat değiştirebilecek, sipariş hangi sisteme aktarılacak gibi ayrıntılar gerçek kapsamı belirler.
3. Teklifte tam olarak neler dahil, neler hariç?
Toplam fiyatı öğrenmek kolaydır. O fiyatın neyi satın aldığını anlamak daha değerlidir.
Şunları tek tek sorun:
Tasarım, yazılım geliştirme, mobil uyumluluk, yönetim paneli, içerik girişi, mevcut içeriklerin taşınması, temel SEO ayarları, alan adı, hosting, SSL, üçüncü taraf lisansları, eğitim ve yayın sonrası destek teklif kapsamında mı?
Ayrıca sonradan çıkabilecek maliyetleri öğrenin. Ücretli eklentiler, harici servisler, lisanslar, sunucu kaynakları veya ek geliştirmeler proje bütçesini değiştirebilir.
İki ajansın verdiği fiyat arasında ciddi fark varsa bunun nedeni her zaman kalite değildir. Bazen teklifler aslında aynı işi kapsamıyordur.
4. Projenin başarı kriterini nasıl belirleyeceğiz?
“Tasarımı beğenmek” tek başına başarı ölçütü değildir.
Kurumsal bir sitenin amacı teklif talebi toplamak olabilir. Başka bir sitenin amacı teknik ürünleri anlaşılır biçimde sunmak, bayi başvurusu almak veya satış ekibine gelen tekrarlı soruları azaltmak olabilir.
Projenin başında şu cümleyi tamamlayabilmelisiniz:
“Bu proje yayına girdiğinde, şu işin daha iyi çalışmasını istiyoruz: …”
Bu cevap tasarım kararlarını da etkiler. Teklif talebi öncelikliyse kullanıcıyı iletişim formuna taşıyan yapı gerekir. Ürün kataloğu öncelikliyse bilgi mimarisi ve filtreleme öne çıkar. Marka algısı öncelikliyse içerik, görsel dil ve sunum biçimi farklılaşır.
5. İçerikleri kim hazırlayacak?
Web projelerinde en sık hafife alınan işlerden biri içeriktir.
Sayfalar tasarlanmış olabilir ama hizmet açıklamaları, ürün fotoğrafları, teknik dokümanlar veya ekip bilgileri hazır değilse proje ilerleyemez. Tasarım ajansı boş alanların içine gerçek içeriğin ne zaman geleceğini sonsuza kadar tahmin ederek yaşayamaz.
Baştan belirleyin:
Metinleri kim yazacak? Görselleri kim sağlayacak? Ürün bilgileri nereden alınacak? İçeriklerin ajansa teslim tarihi ne? Mevcut sitedeki içerikler taşınacak mı? İçerik girişi teklif kapsamında mı?
Ajans içerik hizmeti sunuyorsa kapsamını ayrıca sorun. Metin yazımıyla yalnızca sizin gönderdiğiniz metinlerin sisteme girilmesi aynı hizmet değildir.
6. Tasarım sürecinde kaç revizyon hakkımız olacak?
“Sınırsız revizyon” kulağa müşteri dostu gelir ama çoğu zaman iyi tanımlanmış bir süreçten daha kullanışlı değildir.
Önemli olan revizyonların hangi aşamada, kim tarafından ve nasıl toplanacağıdır.
Örneğin ana sayfa tasarımı onaylandıktan sonra bütün görsel dilin yeniden değiştirilmesi ile bir butonun yerinin değiştirilmesi aynı revizyon değildir. Teklifte revizyon sayısı veya revizyon sürecinin sınırları varsa bunları başlangıçta öğrenin.
Şirket içinde de bir karar verici belirleyin. Pazarlama ekibi başka, genel müdür başka, satış ekibi başka yorum gönderirse ajans üç farklı projeyi aynı ekranda çözmeye çalışır.
7. Proje boyunca bizim taraftaki sorumluluklar neler olacak?
Ajansın teslim tarihini sormak kadar sizin teslim tarihinizi de konuşmak gerekir.
İçeriklerin gönderilmesi, tasarımların onaylanması, ürün bilgilerinin hazırlanması, erişim bilgilerinin paylaşılması ve entegrasyon tarafındaki teknik kişilerin sürece dahil edilmesi müşterinin sorumluluğunda olabilir.
Örneğin ajans tasarımı üç günde hazırlayıp onayınızı iki hafta beklerse proje takvimindeki gecikmenin kaynağı geliştirme ekibi değildir.
Bu nedenle proje planında yalnızca “ajansın yapacakları” değil, şirketinizden beklenen işler de görünmelidir.
8. Proje takvimini hangi aşamalara ayırıyorsunuz?
Tek bir teslim tarihi yerine aşamaları sorun.
Analiz ne zaman tamamlanacak? Tasarım ne zaman sunulacak? Yazılım geliştirme ne zaman başlayacak? İçerikler hangi tarihte sisteme girilecek? Test süresi ne kadar olacak? Yayına geçiş için hangi şartların tamamlanması gerekiyor?
Bu yapı gecikmenin nerede oluştuğunu görmenizi sağlar.
Piasoft kendi çalışma modelini ihtiyaç analizi, planlama, uygulama, test ve yayın adımları üzerinden tanımlıyor; yayın sonrasında da bakım ve teknik destek sürecini ayrı şekilde ele alıyor.
9. Siteyi veya sistemi daha sonra kendimiz yönetebilecek miyiz?
Bir telefon numarasını değiştirmek için ajansa iş emri açmanız gerekip gerekmediğini proje başlamadan öğrenin.
Haberler, hizmetler, ürünler, ekip bilgileri, görseller veya sıkça sorulan sorular gibi sık değişen alanlar yönetim panelinden güncellenebiliyor mu? Yetki seviyeleri oluşturulabiliyor mu? Sistem kullanımı için eğitim veriliyor mu?
Her alanın düzenlenebilir olması da şart değildir. Gereksiz derecede esnek yönetim panelleri sistemi karmaşıklaştırabilir. Hangi içerikleri gerçekten düzenlemeniz gerektiğini belirlemek daha doğru bir yaklaşımdır.
Piasoft, kurumsal web tasarım projelerinde içeriklerin teknik bilgi gerektirmeden yönetilebilmesini sağlayan yönetim panelleri sunduğunu belirtiyor.
10. SEO konusunda tam olarak ne yapılacak?
“SEO uyumlu site” tek başına yeterince açık bir ifade değildir.
Ajansın teknik olarak neleri teslim edeceğini sorun. Sayfa başlıkları ve meta alanları yönetilebiliyor mu? URL yapısı düzenlenebiliyor mu? Mobil uyumluluk ve sayfa performansı nasıl ele alınıyor? Arama motorlarının sayfaları taramasını engelleyebilecek teknik sorunlar kontrol ediliyor mu? Mevcut site yenileniyorsa eski URL'ler için yönlendirme planı hazırlanıyor mu?
Ayrıca teknik SEO ile sürekli SEO hizmetini birbirine karıştırmayın. Arama sonuçlarında belirli bir sıranın garanti edilmesi gerçekçi değildir. Piasoft da web tasarım hizmetinde SEO'ya uygun teknik altyapı sağladığını, sıralamanın ise sektör, rekabet ve içerik stratejisi gibi değişkenlere bağlı olduğunu açıkça belirtiyor.
11. Mobil uyumluluk ve performans nasıl test edilecek?
Masaüstünde düzgün görünen bir sitenin işi bitmiş değildir.
Telefon ve tabletlerde menüler, formlar, tablolar, açılır pencereler ve dokunmatik alanlar ayrıca kontrol edilmelidir. Özellikle hedef kitlenizin yoğun kullandığı sayfaların farklı ekran boyutlarında nasıl davrandığını sorun.
Performans konusunda da yalnızca “site hızlı olacak” cevabıyla yetinmeyin. Görsellerin optimizasyonu, gereksiz kaynakların azaltılması, sunucu altyapısı ve sayfa yükleme davranışı gibi konuların geliştirme sürecinin parçası olup olmadığını öğrenin.
Piasoft web tasarım hizmetinde mobil uyumluluk ile performans çalışmalarını proje kapsamının bir parçası olarak tanımlıyor.
12. Mevcut sistemlerle entegrasyon gerekiyorsa bunu nasıl yöneteceksiniz?
Proje yalnızca tanıtım sitesinden ibaret değilse bu soru erkenden sorulmalıdır.
CRM, ERP, muhasebe programı, ödeme altyapısı, kargo sistemi, e-posta servisi, rezervasyon sistemi veya başka bir veri kaynağıyla bağlantı kurulacaksa entegrasyonun teknik koşullarını proje başlamadan incelemek gerekir.
“Entegre ederiz” cevabı tek başına yeterli değildir.
Hangi sistem bağlanacak? Kullanılabilir bir API var mı? Erişim kim tarafından sağlanacak? Veriler hangi yönde aktarılacak? Hata durumunda ne olacak? Üçüncü taraf servis ücretleri kime ait olacak?
Standart bir web sitesinin ötesine geçen ihtiyaçlarda özel yazılım geliştirme gerekebilir. Piasoft da web yazılım çalışmalarını kurum içi paneller, otomasyonlar, veri yönetimi ve ERP/CRM gibi sistemlerle entegrasyon gerektiren projeler kapsamında ele alıyor.
13. Alan adı, hosting, SSL ve hesapların sahibi kim olacak?
Teknik hizmetlerin kimin adına kayıtlı olduğunu bilmek küçük bir ayrıntı değildir.
Alan adınız mümkünse şirketinizin kontrolünde olmalıdır. Hosting, DNS, analitik araçları, reklam hesapları ve diğer kritik servisler için de erişim modelini baştan netleştirin.
Ajans değiştirmeniz gerektiğinde alan adınıza veya verilerinize ulaşamamak istemezsiniz.
Piasoft, web tasarım projelerinde alan adı tescili, hosting altyapısı ve SSL hizmetlerini proje ihtiyacına göre sağlayabildiğini belirtiyor. Böyle bir hizmet alırken kayıt sahipliği, yenileme ücretleri ve erişim bilgilerinin nasıl yönetildiğini teklif aşamasında ayrıca netleştirmek yine şirketin sorumluluğundadır.
14. Yayına çıktıktan sonra bakım ve destek nasıl işleyecek?
Web sitesi yayınlandığı gün teknik ihtiyaçlar sona ermez.
Güncellemeler, yedekleme, güvenlik kontrolleri, sunucu sorunları, tarayıcı değişiklikleri veya sonradan istenen geliştirmeler için nasıl bir destek modeli bulunduğunu sorun.
Destek hizmetinin proje ücretine dahil olup olmadığını, ne kadar sürdüğünü, hangi taleplerin bakım kapsamında değerlendirildiğini ve yeni geliştirmelerin ayrıca fiyatlandırılıp fiyatlandırılmadığını öğrenin.
Piasoft'un bakım ve destek hizmetinde taleplerin kayıt altına alınarak önceliklendirildiği; güncelleme, güvenlik ve performans çalışmalarının yayın sonrası süreçte devam ettiği belirtiliyor. Bakım ve Destek hizmetini inceleyin
15. Proje sonunda bize tam olarak ne teslim edeceksiniz?
Son toplantıya bırakılmaması gereken soru budur.
Yayındaki web sitesi dışında hangi teslimlerin yapılacağını teklif aşamasında belirleyin. Yönetim paneli erişimleri, alan adı ve hosting bilgileri, üçüncü taraf servis hesapları, varsa kaynak kodları, tasarım dosyaları, dokümantasyon ve kullanım eğitimlerinin hangilerinin teslimata dahil olduğunu öğrenin.
Özel yazılım projelerinde fikri mülkiyet ve kaynak kodu kullanım hakları ayrıca sözleşmede açıkça yazılmalıdır. Lisanslı üçüncü taraf bileşenler varsa bunların koşulları da ayrı olabilir.
Ajansın verdiği cevap kadar soruyu nasıl cevapladığına dikkat edin. İyi yönetilen bir proje daha başlangıçta kapsamı, sorumlulukları, bağımlılıkları ve teslim biçimini görünür hale getirir.
Piasoft web tasarım ve özel yazılım projelerini ihtiyaç analiziyle başlayıp planlama, uygulama, test, yayın ve yayın sonrası destek adımlarıyla sürdürülen bir süreç olarak tanımlıyor. Projeye başlamadan önce hedeflerinizi, ihtiyaç duyduğunuz fonksiyonları ve elinizdeki içerikleri netleştirerek bu sürecin ilk adımını daha hazırlıklı atabilirsiniz.