Bir web sitesi projesinde ilk ihtiyaç logo dosyası ya da beğenilen site örnekleri değildir. Önce işletmenin neden yeni bir siteye ihtiyaç duyduğu, sitenin kimlere hitap edeceği ve ziyaretçiden hangi aksiyonun beklendiği netleşmelidir.
Bu soruların cevabı verilmeden tasarıma başlamak mümkündür. Sağlıklı ilerlemek ise zordur. Çünkü belirsiz bırakılan kararlar proje sırasında tekrar tekrar gündeme gelir; sayfa yapısı değişir, içerikler gecikir, yeni talepler ortaya çıkar ve başlangıçta küçük görünen konular takvimi doğrudan etkiler.
Bu nedenle kurumsal web sitesi veya özel yazılım projelerinde müşteriden istenen bilgiler bir formalite değil, projenin sınırlarını belirleyen çalışma malzemesidir.
Önce iş hedefi netleşmeli
“Yeni bir web sitesi istiyoruz” tek başına yeterli bir proje hedefi değildir.
Şirket yeni müşterilere ulaşmak mı istiyor? Satış ekibine daha nitelikli talepler mi toplamak istiyor? Ürünlerini ayrıntılı biçimde sergilemek mi istiyor? Bayilerine özel bir alan mı gerekiyor? Mevcut sitenin yavaşlığı, eski tasarımı veya yönetim zorluğu mu çözülmek isteniyor?
Aynı sektörde faaliyet gösteren iki işletmenin cevapları farklıysa kurulacak sitelerin de farklı olması gerekir.
Projenin başında şu konular mümkün olduğunca açık biçimde tarif edilmelidir:
-
Web sitesinin temel amacı
-
Öncelikli hedef kitle
-
Ziyaretçiden beklenen ana aksiyon
-
Öne çıkarılacak ürün veya hizmetler
-
Mevcut sitenin devam edecek ve değişecek yönleri
-
İşletmenin yakın gelecekte siteye eklemeyi planladığı yeni hizmet veya özellikler
Örneğin bir sanayi firmasının önceliği teknik ürün kataloglarını ve ihracat kabiliyetini anlatmak olabilir. Bir hizmet şirketi için teklif talebi ve güven unsurları daha kritik hale gelebilir. Özel yazılım tarafında ise konu sayfa tasarımından çıkar; kullanıcı rolleri, veri akışı, raporlama ve mevcut sistemlerle entegrasyon gibi iş süreçlerine kadar uzanır.
Piasoft da proje yaklaşımını ihtiyaç analiziyle başlatıyor; iş hedefleri, kullanıcı gereksinimleri ve mevcut dijital altyapı üzerinden kapsamı netleştirdikten sonra planlama ve uygulama aşamasına geçiyor.
Siteye hangi sayfaların gerektiğine müşteri ve proje ekibi birlikte karar vermeli
Yeni web sitesi için müşteriden bir sayfa listesi istenebilir ancak nihai site haritasını yalnızca müşterinin hazırlaması beklenmemelidir.
İşletme kendi organizasyonunu bilir. Proje ekibi ise bu bilgilerin ziyaretçiye nasıl sunulacağını planlar.
Kurumsal bir projede ana sayfanın yanında şirket tanıtımı, ürünler, hizmetler, sektörler, projeler, referanslar, insan kaynakları, blog, iletişim veya teklif formları gibi bölümlere ihtiyaç duyulabilir. Bunların tamamı her şirket için gerekli değildir.
Buradaki kritik soru “Rakiplerimizde hangi sayfalar var?” değil, “Kullanıcının karar verebilmesi için hangi bilgilere ulaşması gerekiyor?” olmalıdır.
Sayfa yapısının proje başında kabaca belirlenmesi tasarımın kapsamını, hazırlanması gereken içerik miktarını ve yazılım gereksinimlerini görünür hale getirir.
İçeriklerin kim tarafından hazırlanacağı baştan belli olmalı
Web projelerinin en sık aksayan noktalarından biri içeriktir.
Tasarım hazırdır ama hizmet açıklamaları gelmemiştir. Ürün sayfaları oluşturulmuştur ama teknik bilgiler eksiktir. Yönetim ekibi fotoğrafları henüz seçmemiştir. İngilizce sürüm planlanmıştır fakat çeviriyi kimin yapacağı belirlenmemiştir.
Bu durumda teknik olarak ilerleyen proje içerik beklemeye başlar.
Proje başlamadan önce en azından şu içeriklerin durumu belirlenmelidir:
-
Kurumsal tanıtım metinleri
-
Ürün ve hizmet açıklamaları
-
Ürün kategorileri ve teknik bilgiler
-
Referanslar ve proje örnekleri
-
Logo ve kurumsal kimlik dosyaları
-
Fotoğraf ve videolar
-
Ekip veya yönetim bilgileri
-
Adres, telefon ve diğer iletişim bilgileri
-
Formlarda istenecek bilgiler
-
Yasal metinler
-
Varsa farklı dil içerikleri
Her içeriğin proje başlamadan tamamen hazır olması şart değildir. Fakat neyin hazır olduğu, neyin hazırlanacağı ve sorumlunun kim olduğu belli olmalıdır.
İçerik üretimi ajansa bırakılacaksa bunun kapsamı da ayrıca tarif edilmelidir. Metin yazımı, düzenleme, çeviri, ürün veri girişi ve görsel üretimi birbirinden farklı işlerdir.
Tasarım için “beğendiğimiz siteler” tek başına yeterli değildir
Referans web siteleri tasarım ekibine yön gösterebilir. Ancak sadece birkaç bağlantı gönderip “bunun gibi olsun” demek çoğu zaman belirsizliği çözmez.
Müşterinin örneklerde tam olarak neyi beğendiği sorulmalıdır.
Menü yapısını mı? Sade tasarımı mı? Büyük ürün görsellerini mi? Animasyonları mı? Renk kullanımını mı? İçeriğin düzenini mi?
Aynı site bir kişi tarafından kurumsal bulunduğu için, başka biri tarafından ürün sunumu nedeniyle beğenilmiş olabilir.
Bu nedenle mevcut marka kimliği de proje ekibine aktarılmalıdır. Logo, renkler, kullanılan yazı karakterleri, kataloglar, sunum dosyaları ve varsa marka kullanım kılavuzu tasarım kararlarının daha tutarlı verilmesini sağlar.
Piasoft’un kurumsal web tasarım yaklaşımında da tasarım; işletmenin hedefleri, hizmet yapısı ve kurumsal kimliği üzerinden planlanıyor.
Fonksiyonlar mümkün olduğunca erken konuşulmalı
Bir kurumsal web sitesinin kapsamını yalnızca sayfa sayısı belirlemez.
Basit görünen bir talep, arkasında ciddi bir yazılım ihtiyacı barındırabilir.
Örneğin:
“Bayilerimiz giriş yapabilsin.”
Bu cümle hemen başka sorular doğurur. Bayi ne görecek? Her bayi aynı verilere mi erişecek? Yönetici kullanıcı açabilecek mi? Belgeler indirilecek mi? Fiyatlar kişiye göre değişecek mi? Veriler başka bir sistemden mi gelecek?
Benzer şekilde projede aşağıdaki ihtiyaçlardan biri varsa başlangıçta belirtilmesi gerekir:
-
Üyelik ve kullanıcı girişi
-
Yetkilendirme
-
Teklif veya başvuru süreçleri
-
Gelişmiş formlar
-
Ürün filtreleme
-
Doküman merkezi
-
Bayi veya müşteri paneli
-
ERP ya da CRM entegrasyonu
-
API bağlantıları
-
Ödeme altyapıları
-
Çoklu dil
-
Harici veri aktarımı
-
Özel raporlama
-
Yönetim panelinde özel iş akışları
“Bunu sonradan ekleriz” teknik olarak mümkün olabilir. Fakat sonradan eklenecek fonksiyon başlangıçtaki veri yapısını veya mimariyi değiştiriyorsa maliyet ve süre de değişebilir.
Özel iş süreçleri bulunan projelerde klasik kurumsal site kapsamının dışına çıkılması doğaldır. Bu tür ihtiyaçlar için web yazılım çözümlerinin ayrıca değerlendirilmesi daha doğru olur.
Mevcut teknik altyapının bilgileri toplanmalı
Yenilenen bir web sitesinde eski sistem tamamen yok olmaz. Alan adı, e-posta hesapları, DNS kayıtları, hosting, üçüncü taraf servisler ve mevcut veriler yeni projeyi etkileyebilir.
Bu yüzden müşteriden hangi sistemlerin kullanıldığı öğrenilmelidir.
Alan adı nerede kayıtlı? Hosting hizmeti kimden alınıyor? Şirket e-postaları hangi altyapıda çalışıyor? Mevcut sitede korunması gereken URL'ler var mı? Google Analytics veya Search Console hesapları bulunuyor mu? Formlar herhangi bir CRM'e veri gönderiyor mu?
Erişim bilgilerinin tamamının projenin ilk görüşmesinde paylaşılması gerekmez. Gerektiği aşamada güvenli biçimde paylaşılabilir. Fakat hangi sistemlerin mevcut olduğu başlangıçtan bilinmelidir.
Özellikle mevcut bir sitenin yenilenmesinde alan adı ve DNS üzerinde dikkatsizce yapılan işlemler web sitesi dışındaki hizmetleri de etkileyebilir. “Domain şifresini aldık, gerisi kolay” yaklaşımı internetin insanlığa bıraktığı küçük ama istikrarlı tuzaklardan biridir.
Piasoft, web tasarım projelerinde alan adı, hosting ve SSL süreçlerini proje ihtiyacına göre tek noktadan yönetebildiğini belirtiyor.
SEO konusu yayına birkaç gün kala açılmamalı
Mevcut bir web sitesinin yenilenmesinde eski sayfaların adresleri, organik trafik alan içerikler ve yönlendirmeler başlangıçta değerlendirilmelidir.
Yeni site yayına alınırken URL yapısının kontrolsüz biçimde değiştirilmesi mevcut arama görünürlüğünü etkileyebilir. Bu nedenle hangi içeriklerin korunacağı, hangi sayfaların kaldırılacağı ve eski adreslerin yeni yapıda nereye karşılık geleceği proje planının parçası olmalıdır.
Yeni projelerde de hedef hizmetler, ürünler, faaliyet bölgeleri ve kullanılacak içerik yapısı en baştan konuşulursa SEO ile tasarım birbirinden kopuk iki çalışma haline gelmez.
Teknik SEO, mobil uyumluluk ve performans kriterlerinin geliştirme sürecinde ele alınması gerektiği Piasoft’un web tasarım yaklaşımında da belirtiliyor.
Projede karar verecek kişiler belirlenmeli
Bir tasarım üç farklı yöneticiye ayrı ayrı gönderildiğinde üç farklı geri bildirim gelmesi şaşırtıcı değildir. Asıl problem, hangi geri bildirimin uygulanacağının belli olmamasıdır.
Müşteri tarafında projeyi takip edecek bir ana sorumlu bulunması süreci ciddi biçimde sadeleştirir.
Bu kişinin her kararı tek başına vermesi gerekmez. İlgili ekiplerden görüşleri toplar, çelişen talepleri şirket içinde netleştirir ve proje ekibine tek bir geri bildirim halinde iletir.
Özellikle şu konularda yetki sahipleri önceden bilinmelidir:
-
Tasarım onayı
-
İçerik onayı
-
Teknik kararlar
-
Bütçe değişiklikleri
-
Ek talepler
-
Yayına alma onayı
“Herkes bir baksın” yöntemi toplantılarda demokratik görünebilir. Web projelerinde ise çoğu zaman revizyon listesini büyütür.
Revizyon ile kapsam değişikliği aynı şey değildir
Logo biraz küçültülebilir. Bir bölümün sırası değiştirilebilir. Başlıktaki ifade yeniden yazılabilir. Bunlar olağan revizyonlardır.
Proje başladıktan sonra müşteri paneli eklemek, yeni bir dil açmak, ERP entegrasyonu istemek veya başlangıçta konuşulmayan yeni bir modül geliştirmek ise kapsam değişikliğidir.
Bu ayrım proje öncesinde taraflarca bilinirse ek talepler sorun haline gelmeden yönetilebilir.
Sağlıklı bir proje dokümanında hangi işlerin kapsama dahil olduğu kadar nelerin kapsam dışında olduğu da anlaşılır olmalıdır. Yeni ihtiyaç çıktığında talep değerlendirilir, süre ve maliyet üzerindeki etkisi görülür, ardından karar verilir.
Takvim yalnızca yazılım ekibine bağlı değildir
Proje süresi konuşulurken çoğu müşteri doğal olarak “Site ne zaman biter?” sorusunu sorar.
Daha doğru soru şudur: “Bu takvimin işlemesi için kim, hangi tarihte ne teslim edecek?”
Ajans tasarımı hazırlayabilir ancak onay iki hafta beklerse sonraki aşama kayar. Yazılım tamamlanabilir ancak ürün verileri ulaşmadıysa sayfalar bitmez. İngilizce sürüm kapsamdaysa fakat çeviriler hazır değilse yayın tarihi etkilenir.
Bu nedenle takvim hazırlanırken yalnızca tasarım ve geliştirme süreleri değil, müşteri tarafındaki içerik teslimleri ve onaylar da hesaba katılmalıdır.
Piasoft’un kendi çalışma modelinde süreç ihtiyaç analizi, planlama, uygulama, test ve yayın adımlarıyla ilerliyor; yayın sonrası bakım ve teknik destek de ayrı bir süreç olarak devam ediyor.
Yayın sonrası sorumluluklar da proje başlamadan konuşulmalı
Web sitesi yayına girdiğinde proje teknik olarak başka bir döneme geçer.
Sunucu takibi kimde olacak? Yazılım güncellemeleri yapılacak mı? Yedekler nasıl alınacak? Yeni içerikleri müşteri mi girecek? Hata veya güvenlik problemi çıktığında kim müdahale edecek? Küçük geliştirme talepleri hangi kapsamda ele alınacak?
Bu sorular yayın günü sorulursa geç kalınmış olur.
Bakım ve destek hizmetinin proje paketinin içinde mi, ayrı bir hizmet olarak mı sunulduğu; hangi müdahaleleri kapsadığı ve yeni geliştirmelerin nasıl değerlendirileceği başlangıçta açıklanmalıdır. Piasoft’ta yayın sonrasındaki teknik kontroller, güncellemeler, performans iyileştirmeleri ve gerekli müdahaleler Bakım & Destek kapsamında ayrıca ele alınıyor.
Proje başlamadan önce müşterinin hazırlayabileceği kısa liste
İlk toplantıya yüz sayfalık bir analiz belgesiyle gelmek gerekmiyor. Aşağıdaki bilgilerin hazırlanması çoğu projede başlangıç görüşmesini çok daha verimli hale getirir:
-
Şirketin ve markanın kısa tanımı
-
Web sitesinin temel amacı
-
Öncelikli müşteri veya kullanıcı grupları
-
Sunulacak ürün ve hizmetlerin listesi
-
Mevcut sitenin sorunları
-
Gerekli olduğu düşünülen sayfalar
-
İstenen özel fonksiyonlar
-
Kullanılan ERP, CRM veya diğer kurumsal sistemler
-
Logo ve mevcut kurumsal kimlik dosyaları
-
Hazır olan metin, görsel ve videolar
-
Beğenilen web sitesi örnekleri ve beğenilme nedenleri
-
Kullanılacak diller
-
Alan adı ve mevcut hosting bilgileri
-
Projeden sorumlu kişi ve onay verecek yöneticiler
-
Hedeflenen yayın dönemi
-
Yayın sonrasında beklenen bakım ve destek modeli
Bu listenin tamamına ilk gün kesin cevap verilmesi şart değildir. Asıl mesele, cevabı henüz bilinmeyen konuların da görünür olmasıdır.
İyi yürüyen bir kurumsal web sitesi projesinde müşteri bütün teknik kararları bilmek zorunda değildir; ajansın da işletmenin iş modelini tahmin etmesi beklenmemelidir. Müşteri hedeflerini, işleyişini ve içeriklerini açık biçimde aktarır. Proje ekibi bunları doğru bilgi mimarisine, tasarıma ve teknik yapıya dönüştürür.
Piasoft’un proje süreci de bu nedenle doğrudan tasarımla değil ihtiyaç analiziyle başlar. Kapsam, teknik yapı ve takvim netleştirildikten sonra tasarım ve geliştirmeye geçilir; test, yayın ve bakım süreçleri aynı planın devamı olarak yönetilir.