Bir bayi siparişi WhatsApp’tan geliyor, güncel fiyat listesi e-postada duruyor, stok bilgisi ERP’de kontrol ediliyor, sipariş ise daha sonra Excel’e aktarılıyorsa aslında tek bir satış işlemi birkaç farklı kanal arasında dolaşıyor. Sipariş sayısı arttıkça asıl sorun mesaj trafiği değil, bilginin parçalanması oluyor.
Bayi veya kurumsal müşteri sayısı sınırlıyken bu yöntemler bir süre çalışabilir. Satış temsilcisi müşterisini tanır, fiyatı kontrol eder, stok sorar ve siparişi sisteme girer. Fakat işletme büyüdüğünde aynı yöntem daha fazla telefon görüşmesi, daha fazla kontrol ve daha fazla manuel veri girişi anlamına gelir.
B2B portalın temel işlevi bu trafiği tek bir noktada toplamaktır.
Sipariş süreci mesajlaşmadan çıkar, sistem üzerinden ilerler
WhatsApp üzerinden gelen bir siparişin belirli bir formatı yoktur. Müşteri ürün kodunu yazabilir, ürünün fotoğrafını gönderebilir veya sadece “geçen sefer aldığımız üründen 20 tane” diyebilir. Satış ekibinin bu bilgiyi yorumlaması, doğrulaması ve başka bir sisteme aktarması gerekir.
Bayi portalında ise müşteri tanımlı ürünler arasından seçim yapar, miktarı girer ve siparişini oluşturur. Sistem işletmenin kurgusuna göre minimum sipariş miktarı, koli içeriği, ürün varyantı veya satışa açık ürün gibi kuralları daha sipariş aşamasında uygulayabilir.
Buradaki kazanç yalnızca sipariş vermenin kolaylaşması değildir. Sipariş bilgisi en başından yapılandırılmış biçimde oluşur.
Satış ekibinin mesajlardan ürün kodu çıkarması, Excel satırlarını doldurması veya müşteriyi eksik bilgi için tekrar araması gerekmez.
Bayiye özel fiyatlar aynı portalda gösterilebilir
B2B satışın zor taraflarından biri, her müşterinin aynı ticari şartlarla çalışmamasıdır.
Bir bayi standart liste fiyatından alışveriş yaparken başka bir bayi farklı iskonto oranına sahip olabilir. Bazı müşteriler belirli ürün gruplarında özel fiyat kullanabilir. Kampanya, ödeme şekli, miktar veya müşteri grubuna göre de fiyat değişebilir.
Bu yapı Excel dosyaları ve PDF fiyat listeleri üzerinden yürütüldüğünde güncel fiyatın hangisi olduğu başlı başına bir meseleye dönüşebilir. Eski dosyanın kullanılması bile satış ekibi ile bayi arasında gereksiz bir düzeltme süreci başlatır.
İşletmeye göre tasarlanan bir portal, kullanıcı giriş yaptıktan sonra o müşteriye tanımlanan ürünleri ve fiyatları gösterebilir. Bayinin görmemesi gereken ürünler gizlenebilir; yetkili olduğu marka, kategori veya ürün grupları ayrıca tanımlanabilir.
Böylece portal herkese açık bir e-ticaret sitesinden farklı çalışır. Her kullanıcı kendi ticari ilişkisine göre şekillenen bir ekran görür.
B2B satış modelinin diğer e-ticaret modellerinden nasıl ayrıldığını incelemek isteyenler Piasoft’un e-ticaret türleri rehberine de göz atabilir.
Stok soruları satış ekibinin gününü bölmez
“Bu üründen elinizde kaç tane var?”
“Yeni stok ne zaman gelir?”
“20 adet sipariş versek karşılanıyor mu?”
Bayi ağıyla çalışan şirketlerde bu soruların kendisi olağan. Sorun, cevabın her seferinde bir çalışan tarafından başka bir sistemden bulunup müşteriye aktarılmasıdır.
Portal stok veya ERP sistemiyle entegre edildiğinde müşteriye gösterilecek stok bilgisi otomatik olarak güncellenebilir. Burada işletmenin ticari politikasına göre farklı modeller uygulanabilir. Gerçek stok adedi gösterilebilir, yalnızca “stokta / stokta yok” bilgisi verilebilir veya belirli stok seviyeleri müşteriden tamamen gizlenebilir.
ERP entegrasyonu kullanıldığında portalın ayrı bir stok sistemi haline gelmesi de gerekmez. Mevcut kurumsal yazılım ana veri kaynağı olarak kalabilir; portal müşterinin kullanabileceği bir arayüz görevi görebilir.
Piasoft’un web yazılım projelerinde ERP ve CRM gibi kurumsal sistemlerle entegrasyon planlanabildiği belirtiliyor. İş süreçlerine göre geliştirilen panel, otomasyon ve veri yönetimi çözümlerine ilişkin bilgiye Piasoft web yazılım çözümleri sayfasından ulaşılabilir.
Siparişin hangi aşamada olduğu görünür hale gelir
Sipariş verildikten sonra yeni bir mesaj trafiği başlar:
“Sipariş sisteme girdi mi?”
“Hazırlandı mı?”
“Ne zaman çıkacak?”
“Fatura kesildi mi?”
“Kargoya verildi mi?”
Portal bu soruların bir bölümünü kullanıcı hesabı üzerinden cevaplayabilir.
Sipariş alındı, onay bekliyor, hazırlanıyor, sevk edildi veya tamamlandı gibi durumlar şirketin gerçek operasyonuna göre tanımlanabilir. Bayi geçmiş siparişlerine ulaşabilir, sipariş ayrıntılarını görebilir ve gerekiyorsa aynı ürünleri yeniden sipariş edebilir.
Operasyon ekibi de telefon veya mesaj üzerinden durum bildirmek yerine sipariş kaydı üzerinden çalışır.
Özellikle sipariş hacmi yükseldiğinde bu görünürlük değerlidir. Bir sipariş hakkında kimin, ne zaman, hangi bilgiyi verdiğini WhatsApp geçmişinde aramak yerine sistemdeki kayıt üzerinden ilerlemek mümkündür.
Manuel veri girişi azaldıkça hata ihtimali de düşer
Bayi “AB-125 ürününden 50 adet” yazar. Satış temsilcisi bunu Excel’e 50 yerine 500 olarak girerse sipariş sürecinin geri kalanı yanlış veri üzerinden ilerleyebilir.
Portal bütün hataları ortadan kaldırmaz. Kullanıcı yanlış miktar seçebilir veya yanlış ürünü sipariş edebilir. Fakat bir bilginin WhatsApp’tan okunup Excel’e, oradan ERP’ye tekrar yazılması gibi gereksiz aktarım adımlarını kaldırabilir.
Sipariş doğrudan kuralları belirlenmiş bir form üzerinden oluşturulduğu için sistem bazı kontrolleri daha veri girilirken yapabilir. Örneğin sıfır stoklu ürünün sipariş edilmesini engelleyebilir, minimum miktarın altında sipariş kabul etmeyebilir veya belirli tutarın altındaki siparişlerde kullanıcıyı uyarabilir.
Kurallar işletmeden işletmeye değişir. Bu nedenle etkili bir B2B portal projesinde önce ekranları değil, mevcut sipariş akışını incelemek gerekir.
Satış temsilcisi sipariş yazan kişi olmaktan çıkar
Bayi portalı satış ekibini devre dışı bırakmak için kurulmaz. Tam tersine, satış temsilcisinin zamanını daha değerli işlere ayırabilmesi için rutin işlemleri sistemleştirir.
Bir çalışanın gün içinde onlarca müşteriden ürün kodu, stok, fiyat ve sipariş durumu sorusu alması satış faaliyeti değildir. Operasyonel bilgi aktarımıdır.
Bu işlemlerin portal üzerinden yapılabilmesi satış ekibinin müşteri ilişkisine, yeni satış fırsatlarına, ürün önerilerine ve sorun çözmeye daha fazla zaman ayırmasını sağlar.
Bazı firmalarda siparişlerin tamamen müşteriler tarafından oluşturulması uygun olmayabilir. Böyle durumlarda temsilcinin müşteri adına sipariş oluşturduğu, siparişi düzenlediği veya onayladığı modeller de kurulabilir.
Portalın çalışma biçimini şirketin satış organizasyonu belirlemelidir.
Yönetim paneli yalnızca sipariş ekranı değildir
İyi tasarlanmış bir B2B sisteminin arka tarafında genellikle ayrı bir yönetim paneli bulunur.
Yetkili kullanıcılar buradan bayi hesaplarını yönetebilir, kullanıcı yetkilerini değiştirebilir, ürün veya fiyat tanımlarını kontrol edebilir, siparişleri inceleyebilir ve ihtiyaç duyulan operasyonel verilere ulaşabilir.
İşletmenin yapısına göre panelde farklı yetki seviyeleri tanımlanabilir. Örneğin satış temsilcisi yalnızca kendi müşterilerini görürken satış müdürü tüm bölgenin siparişlerine erişebilir. Finans ekibi cari hesap bilgilerini görebilir ancak ürün yönetimine erişemez.
Bayi tarafında da benzer bir yapı kurulabilir. Bir şirket hesabının altında satın alma sorumlusu, muhasebe kullanıcısı ve yönetici gibi farklı kullanıcılar bulunabilir.
Bu ayrıntılar küçük görünür. Gerçekte portalın şirket içinde kullanılabilir olup olmadığını belirleyen konuların başında gelirler.
Sipariş geçmişi aynı zamanda kullanılabilir veri üretir
Siparişler WhatsApp, telefon, e-posta ve farklı Excel dosyalarında kaldığında sağlıklı raporlama yapmak zorlaşır.
Portal üzerinden toplanan siparişlerde ise ürün, müşteri, tarih, miktar ve sipariş durumu gibi bilgiler belirli bir veri yapısında tutulabilir.
Şirket böylece hangi bayinin hangi ürünleri sipariş ettiğini, sipariş sıklığını, dönemsel değişimleri veya belirli ürünlere olan talebi daha kolay inceleyebilir. Kullanılabilecek raporlar elbette portalın tuttuğu veriye ve diğer sistemlerle kurulan entegrasyona bağlıdır.
Asıl fark, analiz yapılabilecek düzenli bir veri kaynağının oluşmasıdır.
Her B2B portal aynı şekilde tasarlanmamalı
Bir distribütör ile üreticinin bayi süreçleri aynı değildir. Yedek parça satan bir şirket binlerce ürün koduyla çalışabilirken başka bir işletmede siparişler birkaç ürün grubu ve proje bazlı özel fiyatlar üzerinden ilerleyebilir.
Bu yüzden “ürünleri ekleyelim, sepete atalım, sipariş verelim” yaklaşımı çoğu B2B projede yeterli olmaz.
Portal geliştirilmeden önce birkaç temel sorunun cevabı netleşmelidir:
-
Ürün ve stok bilgisinin ana kaynağı hangi sistem?
-
Fiyatlar müşteri bazında mı, grup bazında mı belirleniyor?
-
Sipariş doğrudan kesinleşiyor mu, şirket onayı gerekiyor mu?
-
Vadeli satış, cari bakiye veya kredi limiti kontrolü var mı?
-
Bir bayinin birden fazla kullanıcısı olacak mı?
-
Satış temsilcileri hangi müşterilere erişebilecek?
-
Sipariş ERP’ye otomatik aktarılacak mı?
-
Kullanıcı hangi stok bilgisini görebilecek?
-
Fatura, sevkiyat veya cari hesap bilgileri portaldan gösterilecek mi?
Bu sorular proje başladıktan sonra değil, sistemin mimarisi belirlenirken cevaplanırsa portal şirketin gerçek çalışma biçimine uyarlanabilir.
Piasoft da özel yazılım projelerinde hazır bir yapıyı her firmaya uygulamak yerine ihtiyaç analizi, planlama, geliştirme ve test adımlarıyla ilerlediğini; CRM, ERP, stok ve bayi sistemleri gibi işletmeye özel çözümler geliştirdiğini belirtiyor. Piasoft’un çalışma yaklaşımı ve özel yazılım hizmetleri bu kapsamda incelenebilir.
WhatsApp yine kullanılabilir, ama sipariş veritabanı olmamalı
B2B portal kullanmak WhatsApp’ı tamamen bırakmak anlamına gelmez. Müşteri temsilcisi bayiyle yine mesajlaşabilir, ürün hakkında bilgi verebilir veya özel bir konuyu görüşebilir.
Fark, siparişin kendisinin mesaj geçmişinde yaşamamasıdır.
“Geçen ay gönderdiğiniz liste hangisiydi?”, “Bu fiyat güncel miydi?”, “Siparişi kim sisteme girmişti?” gibi soruların ortaya çıkması çoğu zaman kullanılan iletişim aracından değil, kayıt sisteminin olmamasından kaynaklanır.
WhatsApp iletişim için uygundur. Excel pek çok hesaplama ve analiz işi için son derece kullanışlıdır. İkisini sipariş yönetim sistemi gibi kullanmaya başladığınızda ise şirketin büyümesiyle birlikte operasyon yükü de büyür.
İşletmeye özel geliştirilen bir B2B portal; bayi hesaplarını, ürünleri, müşteriye özel fiyatları, siparişleri, stok bilgisini, kullanıcı yetkilerini ve ihtiyaç duyulan entegrasyonları ortak bir yapı içinde buluşturabilir.
Piasoft, şirketin mevcut işleyişini ve kullandığı sistemleri analiz ederek bayi portalı veya kuruma özel yönetim panelini bu sürece göre geliştirebilir. Amaç mevcut iş akışını ekrana taşımak değil; gereksiz manuel adımları kaldıran, kullanıcıların ihtiyaç duyduğu bilgiye doğrudan ulaşabildiği ve işletme büyüdükçe geliştirilebilen bir sistem kurmaktır.