Bir iş süreci her gün Excel dosyaları arasında kopyalama yapmayı, WhatsApp’tan onay toplamayı, e-postalarda güncel belgeyi aramayı veya aynı bilgiyi birkaç farklı yere yeniden girmeyi gerektiriyorsa sorun çoğu zaman çalışanların dikkatsizliği değildir. Süreç, taşıyabileceğinden fazla manuel yük almaya başlamıştır.
Yazılıma geçiş için doğru an da genellikle burada ortaya çıkar. Fakat her manuel işi otomatikleştirmeye çalışmak doğru değildir. Bir işlemin elle yapılması, tek başına yazılım geliştirmek için yeterli gerekçe sayılmaz. Önce nerede gerçek bir operasyon sorunu oluştuğunu bulmak gerekir.
Hangi süreç önce dijitalleştirilmeli?
Başlangıç noktası en karmaşık süreç değil, işletmeye en fazla sorun çıkaran süreç olmalıdır.
Örneğin siparişler WhatsApp üzerinden alınıyor, çalışanlardan biri bilgileri Excel’e aktarıyor, stok başka bir dosyadan kontrol ediliyor ve sevkiyat bilgisi tekrar mesajla depoya iletiliyorsa ortada birkaç ayrı araç değil, parçalanmış tek bir süreç vardır.
Bu yapıda şu sorunlardan biri düzenli olarak yaşanıyorsa otomasyon ihtiyacı belirginleşir:
-
Aynı veri birden fazla kez giriliyorsa,
-
yanlış veya eski dosya üzerinden işlem yapılıyorsa,
-
işin hangi aşamada olduğu takip edilemiyorsa,
-
belirli bir çalışan olmadığında süreç aksıyorsa,
-
onaylar mesajların veya e-postaların arasında kayboluyorsa,
-
rapor hazırlamak için farklı kaynaklardan veri toplanıyorsa,
-
yapılan işlemin kim tarafından ve ne zaman gerçekleştirildiği bilinmiyorsa.
Buradaki amaç “Excel kullanmayı bırakmak” değildir. Excel bazı işler için son derece yeterlidir. Sorun, elektronik tablonun zamanla sipariş sistemi, stok programı, görev takip aracı, raporlama ekranı ve şirket hafızası olarak aynı anda kullanılmaya başlanmasıdır. İnsanlar yazılıma ihtiyaç duyduklarını çoğu zaman Excel dosyasındaki sütun sayısından değil, dosyanın etrafında oluşan telefon trafiğinden anlar.
Süreci yazılımdan önce kâğıt üzerinde çözün
Mevcut işleyiş net değilse yazılım geliştirmek karmaşayı dijital ortama taşır.
Bu nedenle önce sürecin gerçek hali çıkarılmalıdır. Teoride nasıl çalışması gerektiği değil, çalışanların bugün işi nasıl yaptığı incelenir.
Bir teklif süreci ele alındığında örneğin şu soruların cevabı açık olmalıdır:
Müşteri talebi nereden geliyor? Talebi kim kaydediyor? Fiyatı kim belirliyor? İndirim için kimin onayı gerekiyor? Teklif hangi formatta hazırlanıyor? Müşteriye kim gönderiyor? Revizyon geldiğinde eski teklif nasıl saklanıyor? Kabul edilen teklif siparişe nasıl dönüşüyor?
Bu sorular birkaç farklı kişiden farklı cevaplar alıyorsa yazılım projesinin ilk ihtiyacı kod değildir. İş kuralının netleştirilmesidir.
Piasoft da özel web yazılım projelerine hazır bir paket dayatmak yerine işletmenin çalışma biçimini, kullanıcı rollerini, veri yapısını ve entegrasyon ihtiyaçlarını inceleyerek başlamaktadır. Piasoft web yazılım çözümleri
Önceliklendirmeyi dört soruyla yapmak mümkün
Bir KOBİ’de aynı anda onlarca süreç iyileştirilmeye aday olabilir. Hepsini tek projede çözmeye çalışmak kapsamın hızla büyümesine neden olur.
Daha kullanışlı bir sıralama için her süreç dört açıdan değerlendirilebilir:
Ne kadar sık tekrarlanıyor?
Ayda bir yapılan bir işlemle günde yüzlerce kez yapılan işlem aynı öncelikte değildir.
Hata olduğunda maliyeti nedir?
Yanlış stok bilgisi nedeniyle satış yapmak ile şirket içi bir raporda biçim hatası oluşması aynı sonuçları doğurmaz.
Ne kadar insan zamanı tüketiyor?
Beş kişinin her gün aynı bilgiyi farklı dosyalara taşıdığı bir süreç güçlü bir otomasyon adayıdır.
Süreç ne kadar standart?
Kuralları açık işlemleri otomatikleştirmek daha kolaydır. Her dosyada yöneticinin kişisel değerlendirmesini gerektiren bir süreci bütünüyle otomatikleştirmek ise gerçekçi olmayabilir.
Bu değerlendirme sonunda en fazla tekrar eden, en fazla hata üreten ve ölçülebilir biçimde zaman kaybettiren süreç öne çıkar.
Otomasyon, mevcut işi ekrana taşımak değildir
Manuel sipariş formunu birebir dijital forma çevirmek her zaman otomasyon sayılmaz.
Asıl kazanç, gereksiz adımların kaldırılmasıyla ortaya çıkar.
Örneğin bir satış temsilcisi müşteri siparişini sisteme girdikten sonra başka bir çalışanın aynı bilgileri stok tablosuna yeniden yazmasına gerek kalmamalıdır. Sistem stok durumunu doğrudan kontrol edebilir. Sipariş belirli bir tutarın üzerindeyse yöneticinin ekranına onay düşebilir. Onaydan sonra depo otomatik olarak bilgilendirilebilir. Sevkiyat tamamlandığında satış ekibi sipariş durumunu aynı panelden görebilir.
Böyle bir yapı sadece kâğıdın yerine ekran koymaz. Verinin süreç boyunca yeniden üretilmesini engeller.
Aynı yaklaşım satın alma taleplerinde, servis kayıtlarında, bayi siparişlerinde, izin süreçlerinde, teklif yönetiminde, üretim takibinde ve müşteri taleplerinde kullanılabilir.
Piasoft’un web yazılım hizmetinde de kuruma özel paneller, iş akışları, veri yönetimi, kullanıcı yetkilendirmeleri ve ERP veya CRM gibi mevcut sistemlerle entegrasyon geliştirilebiliyor.
İlk sürümde her şeyi çözmeye çalışmayın
Yazılım projelerinde maliyet ve süreyi büyüten unsurlardan biri “madem yapıyoruz, şu da olsun” yaklaşımıdır.
Sipariş sürecini çözmek için başlayan bir proje kısa sürede CRM, muhasebe, insan kaynakları, stok, üretim, bayi yönetimi ve mobil uygulama projesine dönüşebilir. Teknik olarak bunların hepsi yapılabilir. Aynı anda yapılması gerektiği anlamına gelmez.
Daha kontrollü yöntem, temel sürecin çalışan bir sürümünü çıkarmaktır.
Örneğin ilk aşamada yalnızca:
sipariş kaydı,
stok kontrolü,
yetkili onayı,
sipariş durumunun takibi
çözülebilir.
Sistem günlük kullanımda çalıştıktan sonra raporlama, muhasebe entegrasyonu, müşteri bildirimleri veya gelişmiş yetkilendirme eklenebilir.
Bu yaklaşımın önemli bir avantajı vardır: İşletme gerçek kullanım başladıktan sonra neye ihtiyacı olduğunu daha doğru görür. Toplantı sırasında gerekli görünen bazı özelliklerin kullanılmadığı, başlangıçta düşünülmeyen bazı ihtiyaçların ise kritik olduğu ortaya çıkabilir.
Eski veriler ne olacak?
Yazılıma geçişte en çok ihmal edilen işlerden biri veri taşımadır.
Yıllardır kullanılan Excel dosyalarındaki müşteri, ürün, fiyat, stok veya sipariş kayıtlarının tamamını yeni sisteme aktarmak cazip görünür. Fakat eski kayıtların önemli bölümü yinelenmiş, eksik veya güncelliğini kaybetmiş olabilir.
Bu nedenle veri aktarımı başlamadan önce hangi kayıtların gerçekten gerekli olduğu belirlenmelidir.
Örneğin beş yıllık teklif geçmişinin tamamını taşımak yerine aktif müşteriler, güncel ürünler, açık siparişler ve gerekli finansal kayıtlar yeni sisteme alınabilir. Eski dosyalar gerektiğinde erişilebilecek biçimde arşivlenebilir.
Veri temizliği yapılmadan gerçekleştirilen otomatik aktarım, eski sistemdeki hataların yeni sisteme daha hızlı taşınmasını sağlar. Teknoloji bazen insanlığın hatalarını sadece daha yüksek işlemci gücüyle tekrarlar.
Yazılım bir gecede devreye alınmamalı
Özellikle işletmenin günlük operasyonunu yöneten sistemlerde eski yöntemi cuma akşamı kapatıp pazartesi sabahı tamamen yeni yazılıma geçmek gereksiz risk yaratır.
Daha kontrollü geçişte önce sınırlı bir kullanıcı grubu sistemi gerçek işlemler üzerinde kullanır. Eksikler görülür, kullanıcıların zorlandığı ekranlar düzeltilir, beklenmeyen durumlar test edilir.
Ardından belirli bir süre eski sistem ile yeni sistem karşılaştırılabilir.
Sipariş yazılımı geliştirildiyse örneğin bir hafta boyunca sisteme girilen siparişlerle mevcut kayıt yöntemi kontrol edilebilir. Stok rakamları, onaylar ve durum bilgileri uyuşuyorsa eski yöntem aşamalı olarak bırakılır.
Burada test yalnızca “butona basınca çalışıyor mu?” sorusundan ibaret değildir. Gerçek operasyon senaryoları denenmelidir.
Müşteri siparişini iptal ederse ne olur?
Ürün stokta yoksa sistem nasıl davranır?
Yetkili kişi izinliyse onay kime gider?
Yanlış girilen kayıt düzeltilebilir mi?
Bir kullanıcının görmemesi gereken finansal bilgiler gerçekten gizli mi?
Yazılımı kullanacak çalışanların bu aşamaya dahil edilmesi de önemlidir. Sistemi sadece yönetim ekibinin beklentilerine göre tasarlamak, sahadaki gerçek iş akışının gözden kaçmasına neden olabilir.
Otomasyon başladıktan sonra süreç ölçülebilir hale gelmeli
Yazılıma geçişin işe yarayıp yaramadığı “artık daha düzenliyiz” hissiyle değerlendirilmemelidir.
Başlangıçta sorun olarak görülen unsur neyse, sonrasında aynı unsur ölçülmelidir.
Sipariş hazırlama süresi kısaldı mı?
Eksik bilgi nedeniyle geri dönen kayıt sayısı azaldı mı?
Onay bekleyen işler daha görünür hale geldi mi?
Aynı verinin tekrar girilmesi ortadan kalktı mı?
Yöneticinin rapor hazırlamak için harcadığı süre düştü mü?
Bu göstergeler yazılımın hangi kısmının gerçekten işe yaradığını da gösterir.
Ayrıca yazılım devreye alındıktan sonra iş bitmez. İşletmenin ürünleri, çalışanları ve süreçleri değiştikçe sistemde yeni ihtiyaçlar oluşabilir. Piasoft, geliştirdiği web yazılımlarını sonradan yeni modül ve entegrasyonlar eklenebilecek şekilde planladığını; yayın sonrasında bakım, güncelleme ve teknik destek sunduğunu belirtiyor. Bakım ve destek hizmetleri
Hazır program mı, özel yazılım mı?
Her süreç için özel yazılım geliştirmek gerekmez.
Standart ön muhasebe, e-posta, dosya paylaşımı veya temel CRM ihtiyaçlarında hazır ürünler çoğu işletme için yeterli olabilir. İşletmenin çalışma biçimi yaygın ve ürünün sunduğu akışa uyuyorsa özel geliştirme gereksiz maliyet yaratabilir.
Özel yazılım ihtiyacı genellikle süreç işletmeye özgü hale geldiğinde belirginleşir.
Örneğin bir firma müşterilerinden standart sipariş almak yerine bayi grubuna, bölgesine, ürün tipine ve ödeme koşuluna göre farklı fiyat ve onay kuralları uyguluyorsa hazır bir sistem işin ancak bir bölümünü karşılayabilir. Çalışanlar kalan kısmı tekrar Excel ve mesajlarla yürütmeye başlarsa yazılımın yanına yeni bir manuel sistem kurulmuş olur.
Bu durumda işletmenin kullandığı ERP, CRM veya diğer sistemleri tamamen değiştirmek de şart değildir. İhtiyaca göre geliştirilen bir web yazılım, mevcut sistemlerle veri alışverişi yapacak şekilde tasarlanabilir. Piasoft da bu tür entegrasyonların proje kapsamında planlanabildiğini belirtiyor. İşletmeye özel web yazılım geliştirme hizmeti
Dijitalleşme projesine “Bize nasıl bir yazılım lazım?” sorusuyla değil, “Bugün en fazla nerede zaman ve kontrol kaybediyoruz?” sorusuyla başlamak daha sağlıklı bir yol açar.
Piasoft, mevcut iş akışını inceleyerek otomasyona uygun adımları belirleyebilir, ihtiyaçları önceliklendirebilir ve işletmenin bugün kullandığı sistemleri de hesaba katan özel bir yazılım yol haritası hazırlayabilir. Böylece proje, mümkün olan bütün özellikleri geliştirmek yerine gerçek operasyon sorununu çözmeye odaklanır.