B2B Bayi Portalı Nedir? İşletmelere Ne Kazandırır?

Bir bayinin güncel fiyat listesini istemek için satış temsilcisini araması, stok durumunu ayrıca sorması ve siparişi Excel ya da mesaj yoluyla iletmesi küçük ölçekte yönetilebilir görünebilir. Bayi sayısı ve sipariş hacmi arttığında ise aynı yöntem bilgi karmaşasına, gecikmelere ve hatalı siparişlere dönüşür.

B2B bayi portalı, firma ile bayileri veya kurumsal müşterileri arasındaki bu iş akışını tek bir dijital ortamda toplar. Yetkili kullanıcılar sisteme giriş yaparak kendilerine tanımlanan ürünleri, fiyatları, stok bilgilerini, sipariş geçmişini, cari bilgileri veya şirketin paylaşmak istediği diğer verileri görebilir. Portalın kapsamı işletmenin çalışma biçimine göre değişir.

B2B bayi portalında hangi süreçler yönetilebilir?

Bayi portalının yalnızca internetten sipariş verilen kapalı bir e-ticaret sitesi gibi düşünülmesi eksik kalır. İyi kurgulanmış bir portal, satış ve operasyon ekiplerinin günlük olarak yürüttüğü birçok işlemi birbirine bağlar.

Örneğin ürün kataloğu ve stok bilgileri portal üzerinden yayınlanabilir. Bayi, hangi ürünün satışta olduğunu ve kendisine gösterilmesine izin verilen stok bilgisini doğrudan görebilir. Sipariş oluşturabilir, önceki siparişlerini inceleyebilir ve siparişin hangi aşamada olduğunu takip edebilir.

Fiyatlandırma tarafında daha ayrıntılı kurallar uygulanabilir. Her müşterinin aynı fiyatı görmesi gerekmez. Bayi grubu, müşteri tipi, ürün grubu, iskonto oranı veya firmanın kullandığı başka ticari kurallara göre farklı fiyatlar tanımlanabilir. Böylece satış ekibinin sürekli güncel fiyat listesi göndermesine duyulan ihtiyaç azalır.

Portal içinde ihtiyaca göre şu işlemler de yer alabilir:

• Teklif ve sipariş oluşturma

• Sipariş onayı ve durum takibi

• Ürün, varyant ve stok görüntüleme

• Bayiye veya müşteriye özel fiyatlandırma

• Kampanya ve iskonto yönetimi

• Cari hesap ve bakiye bilgileri

• Fatura veya sevkiyat belgelerine erişim

• Ödeme bilgilerinin görüntülenmesi

• Destek ve talep kayıtları

• Duyuru, doküman ve katalog paylaşımı

• Kullanıcı, rol ve yetki yönetimi

Buradaki kritik konu özellik sayısı değildir. Portal, işletmenin gerçek iş akışını ne kadar doğru karşılıyorsa o kadar işe yarar.

Sipariş süreci neden daha kontrollü hale gelir?

Telefon, e-posta, WhatsApp ve Excel üzerinden gelen siparişlerde bilgi farklı kanallara dağılır. Bir ürün kodunun yanlış yazılması, eski fiyat listesinin kullanılması veya sipariş notunun ilgili kişiye ulaşmaması mümkündür.

Portal kullanıldığında sipariş belirlenmiş kurallar içinde oluşturulur. Kullanıcı sistemde tanımlı ürünü seçer, miktarı girer ve kendisine tanımlanan fiyat üzerinden işlem yapar. Gerekliyse sipariş belirli bir onay sürecinden geçer.

Bu yapı manuel veri girişini tamamen ortadan kaldırmak zorunda değildir ancak aynı bilginin farklı kişiler tarafından tekrar tekrar yazılması ihtiyacını ciddi biçimde azaltabilir. Özellikle portal ERP, CRM veya şirketin kullandığı diğer sistemlerle entegre edildiğinde veri akışı daha düzenli hale gelir.

Piasoft'un işletmeye özel web yazılım çözümleri de kullanıcı rolleri, iş akışları, veri yapıları ve ERP veya CRM gibi mevcut sistemlerle entegrasyon ihtiyaçları dikkate alınarak geliştirilebiliyor.

Bayi için de iş kolaylaşır

Portalın faydası yalnızca merkezdeki operasyon ekibinin iş yükünü azaltmak değildir. Bayi tarafında da doğrudan karşılığı vardır.

Bir bayi güncel fiyatı öğrenmek için satış temsilcisinden cevap beklemek istemez. Siparişinin hazırlanıp hazırlanmadığını öğrenmek için ayrıca telefon açmak da istemez. İhtiyaç duyduğu bilgiye yetkisi dahilinde doğrudan ulaşabilmesi işlemi hızlandırır.

Özellikle farklı bölgelerde çalışan veya mesai saatleri dışında sipariş hazırlayan bayiler için bu erişim değerlidir. Portal web tabanlı ve mobil uyumlu tasarlandığında kullanıcılar bilgisayar, tablet veya telefondan işlem yapabilir.

Burada arayüzün sade olması teknik özellikler kadar önemlidir. Kullanıcı bir ürünü bulmak veya eski siparişine ulaşmak için menüler arasında kayboluyorsa güçlü bir altyapı tek başına yeterli değildir.

Satış ekibi tekrar eden işlerden kurtulur

Satış ekipleri çoğu şirkette yalnızca satış yapmaz. Stok sorularına cevap verir, fiyat listesi gönderir, eski faturaları bulur, sipariş durumunu kontrol eder ve operasyon ekibiyle müşteri arasında bilgi taşır.

Bu işlemlerin uygun olan bölümü portal üzerinden erişilebilir hale getirildiğinde satış temsilcisinin rolü de değişir. Zamanını sürekli bilgi aktarmaya değil, müşteri ilişkisine ve satış geliştirmeye ayırabilir.

Her sürecin otomatikleştirilmesi gerekmez. Özel fiyat onayı, yüksek tutarlı sipariş veya istisnai teslimat gibi işlemler yine insan kontrolünde kalabilir. Portalın görevi insanı süreçten çıkarmak değil, insan müdahalesinin gerçekten gerekli olduğu noktaları ayırmaktır.

Yönetim paneli, portalın arka tarafındaki kontrol merkezidir

Bayi portalının görünen tarafında müşteriler veya bayiler bulunur. Yönetim panelinde ise şirket çalışanları sistemi yönetir.

Hangi bayi hangi ürünleri görebilecek? Fiyat hangi kurala göre hesaplanacak? Yeni bir kullanıcı hangi yetkilere sahip olacak? Sipariş hangi durumda onaya düşecek? Bir kampanya hangi müşteri grubuna gösterilecek?

Bu kurallar yönetim panelinden kontrol edilebilir şekilde tasarlanabilir.

Yetkilendirme özellikle önemlidir. Finans ekibinin görebildiği bilgileri depo personelinin görmesi gerekmeyebilir. Bir bayi yalnızca kendi şirketine ait siparişleri ve cari bilgileri görmelidir. Büyük bir bayi organizasyonunda satın alma personeli sipariş oluştururken yöneticisinin sipariş onaylama yetkisi bulunabilir.

Bu nedenle kullanıcı rolleri sonradan eklenen küçük bir özellik değil, portal tasarımının temel parçalarından biridir.

ERP ve CRM entegrasyonu ne zaman gerekir?

Portal ayrı bir sistem olarak çalışabilir. Fakat stok, fiyat, cari hesap ve sipariş bilgileri zaten ERP içerisinde tutuluyorsa aynı verileri portal için ayrıca yönetmek gereksiz iş çıkarabilir.

Uygun entegrasyonlarda portal ilgili bilgileri mevcut sistemlerden alabilir ve kullanıcıya gösterebilir. Portal üzerinden girilen bir sipariş de belirlenen iş akışına göre şirketin kullandığı sisteme aktarılabilir.

Entegrasyonun kapsamı kullanılan yazılıma ve ilgili sistemin sunduğu teknik imkânlara bağlıdır. Her ERP veya CRM aynı entegrasyon seçeneklerini sunmadığı için bu konu proje başında incelenmelidir.

Ayrıca her verinin gerçek zamanlı aktarılması şart değildir. Stok gibi sık değişen bir bilgiyle ürün açıklaması gibi seyrek değişen bir bilginin aynı yöntemle güncellenmesi gerekmeyebilir. Doğru mimari, işletmenin ihtiyacına göre belirlenir.

Hazır B2B sistemi mi, özel bayi portalı mı?

Standart çalışan bir satış modeli için hazır B2B yazılımları yeterli olabilir. Ürün listeleme, müşteri girişi, fiyat gösterme ve sipariş alma gibi temel ihtiyaçlar hazır sistemlerle kısa sürede karşılanabilir.

Sorun, şirketin çalışma biçimi standart yapının dışına çıktığında başlar.

Bayiye göre değişen ticari kurallar, özel sipariş onayları, farklı depo yapıları, ERP entegrasyonları, bölgesel yetkiler veya sektöre özgü işlemler arttıkça şirket kendisini yazılıma uydurmaya başlayabilir. Çalışanlar sistemin karşılamadığı süreçleri yeniden Excel, e-posta veya mesajlaşma uygulamalarıyla yürütür. Böylece dijitalleştirilmek istenen süreç yeniden parçalanır.

İşletmeye özel geliştirilen portalın farkı burada ortaya çıkar. Sistem mevcut iş modelini analiz ederek tasarlanabilir ve ihtiyaç değiştikçe yeni modüller eklenebilir. Piasoft da web yazılım projelerinde hazır kalıplar yerine işletmenin operasyonel ihtiyaçlarına göre geliştirilebilir sistemler planladığını belirtiyor.

Doğru bayi portalı nasıl kurgulanır?

İlk iş ekran tasarlamak değildir. Önce mevcut sürecin çıkarılması gerekir.

Sipariş bugün nereden geliyor? Fiyatı kim belirliyor? Bayiler en sık hangi bilgileri soruyor? Bir sipariş hangi kişilerden geçiyor? Stok hangi sistemde tutuluyor? Kullanıcıların hangi verilere erişmesine izin verilecek?

Bu sorular cevaplanmadan hazırlanan kapsam, kolayca uzun bir özellik listesine dönüşür.

Daha sağlıklı yaklaşım, en fazla zaman kaybettiren ve hata üreten işlemleri belirlemektir. İlk sürüm örneğin bayi girişi, ürün ve fiyat görüntüleme, sipariş oluşturma ve sipariş takibiyle başlayabilir. Gerçek kullanım görüldükten sonra cari hesap, teklif, destek, raporlama veya farklı entegrasyonlar eklenebilir.

Teknik tarafta da birkaç konu baştan düşünülmelidir: kullanıcı yetkileri, veri güvenliği, mobil kullanım, performans, yedekleme, entegrasyon yöntemi ve sistemin ileride genişleyebilmesi.

Yayınla birlikte proje bitmiş sayılmaz. İş kuralları değişir, yeni kullanıcı ihtiyaçları ortaya çıkar ve kullanılan diğer sistemler güncellenir. Bu nedenle bakım ve geliştirme sürecinin de başlangıçta planlanması gerekir. Piasoft, web yazılım projelerinde yayın sonrası sistem kontrolleri, performans takibi, güvenlik güncellemeleri ve teknik müdahaleleri bakım ve destek hizmetleri kapsamında sunuyor.

Piasoft işletmenize özel B2B bayi portalı geliştirebilir

Bayi portalında asıl mesele mümkün olduğunca fazla özellik eklemek değildir. Siparişin daha az adımla alınması, doğru fiyatın doğru müşteriye gösterilmesi, çalışanların aynı veriyi tekrar tekrar girmemesi ve bayinin ihtiyaç duyduğu bilgiye beklemeden ulaşabilmesi gerekir.

Piasoft; bayi sistemleri, yönetim panelleri, süreç otomasyonları ve kurumsal sistem entegrasyonları gibi ihtiyaçlar için işletmeye özel web yazılımlar geliştirebilir. Proje kapsamı firmanın mevcut iş akışı, kullanıcı rolleri, veri kaynakları ve ihtiyaç duyduğu entegrasyonlar incelenerek şekillendirilebilir.

Standart bir B2B yazılımının iş modelinize uymadığı veya mevcut sipariş, stok, fiyat ve müşteri süreçlerinizi tek merkezde toplamak istediğiniz durumlarda, ihtiyaç analiziyle başlayacak özel bir portal projesi daha doğru bir yol olabilir.