Özel yazılımda fiyatı belirleyen şey, yazılımın adı değil ne yapacağıdır. “Müşteri takip sistemi”, “bayi portalı” veya “kurumsal web sitesi” gibi tanımlar tek başına sağlıklı bir bütçe çıkarmaya yetmez. Aynı isimle tarif edilen iki proje; kullanıcı sayısı, iş akışları, entegrasyonlar, tasarım beklentisi ve güvenlik gereksinimleri nedeniyle birbirinden çok farklı geliştirme sürelerine sahip olabilir.
Bu yüzden özel yazılım projelerinde doğru soru genellikle “Bu yazılım kaç TL?” değil, “Bu yazılım hangi işleri yapacak?” olmalıdır.
Kapsam büyüdükçe yalnızca ekran sayısı artmaz
Bir projenin maliyetini en doğrudan etkileyen konu kapsamdır. Sistemde hangi özelliklerin bulunacağı, kimlerin hangi işlemleri yapabileceği, hangi verilerin tutulacağı ve süreçlerin nasıl ilerleyeceği geliştirme işinin sınırlarını belirler.
Örneğin yalnızca müşteri kaydı tutan bir sistem ile müşterileri satış temsilcilerine atayan, teklif oluşturan, onay süreci yöneten, otomatik bildirim gönderen ve satış raporları hazırlayan bir sistem aynı kategoriye girebilir. Fakat geliştirme yükleri aynı değildir.
Kapsam belirlenirken şu tür soruların cevaplanması gerekir:
-
Sistemi kimler kullanacak?
-
Farklı kullanıcı rolleri ve yetkileri olacak mı?
-
Hangi işlemler yapılabilecek?
-
Raporlama gerekiyor mu?
-
Dosya, belge veya görsel yükleme olacak mı?
-
Bildirim, onay veya otomatik görev mekanizmaları bulunacak mı?
-
Yönetim panelinden hangi alanlar değiştirilebilecek?
Bu sorular netleşmeden verilen fiyat, büyük ölçüde varsayıma dayanır. Varsayımlar proje sırasında değiştikçe bütçe ve takvim de değişir.
Piasoft'un web yazılım yaklaşımında da kullanıcı rolleri, iş akışları, veri yapıları ve entegrasyon ihtiyaçları proje planlamasının parçası olarak ele alınır.
Tasarım beklentisi geliştirme süresini değiştirebilir
Tasarım maliyeti yalnızca renk ve görsel seçiminden ibaret değildir. Hazır bir arayüz yapısının uyarlanması ile markaya ve kullanım senaryolarına göre sıfırdan ekranların tasarlanması arasında ciddi iş farkı bulunur.
Özellikle müşterilerin veya çalışanların sürekli kullanacağı sistemlerde arayüz tasarımı daha fazla çalışma gerektirebilir. Karmaşık bir operasyon ekranında kullanıcının doğru bilgiye hızlı ulaşması, yüzlerce alan içeren bir formun yönetilebilir hale getirilmesi veya mobil cihazlarda yoğun veri içeren tabloların kullanılabilmesi doğrudan kullanıcı deneyimi çalışmasıdır.
Kurumsal web sitesi tarafında da benzer bir durum vardır. Az sayıda standart sayfadan oluşan bir siteyle özgün animasyonlar, özel içerik modülleri, gelişmiş filtreleme veya farklı kullanıcı senaryoları içeren bir proje aynı tasarım bütçesiyle değerlendirilemez. Piasoft'un web tasarım hizmeti bu tür projelerde tasarım ile teknik altyapının birlikte planlandığı yaklaşımı ayrıntılı olarak açıklıyor.
Teknik gereksinimler görünmeyen maliyetlerin önemli bölümünü oluşturur
Kullanıcı ekranda yalnızca bir form veya buton görebilir. O butonun arkasında ise veri doğrulama, yetkilendirme, kayıt oluşturma, başka bir sisteme veri gönderme, hata yönetimi ve loglama gibi işlemler çalışabilir.
Teknik kapsam özellikle şu ihtiyaçlarda büyür:
Yüksek kullanıcı veya işlem hacmi beklenen sistemlerin mimarisi daha dikkatli planlanır. Hassas veri tutan uygulamalarda erişim yetkileri ve güvenlik kontrolleri daha ayrıntılı ele alınır. Büyük dosyaların işlendiği, yoğun raporlama yapılan veya uzun süre saklanması gereken verilerin bulunduğu sistemlerde sunucu ve veri tabanı tarafındaki gereksinimler değişebilir.
Aynı durum performans için de geçerlidir. Bir şirket içi uygulamanın yalnızca 15 çalışan tarafından kullanılmasıyla binlerce kişinin eş zamanlı işlem yaptığı bir platformun teknik ihtiyaçları aynı değildir.
Bu farkların önemli bölümü son kullanıcı tarafından doğrudan görülmez. Fakat yazılımın kararlı, güvenli ve geliştirilebilir çalışmasını belirler.
Entegrasyon varsa maliyet yalnızca “bağlantı kurmaktan” oluşmaz
Özel yazılımlar çoğu zaman tek başına çalışmaz. ERP, CRM, muhasebe yazılımı, ödeme sistemi, kargo servisi, SMS altyapısı, e-posta servisi veya başka bir şirket içi uygulamayla veri alışverişi gerekebilir.
Her entegrasyonun çalışma biçimi farklıdır.
Bir sistem güncel ve iyi belgelenmiş bir API sunarken başka bir sistemde sınırlı teknik dokümantasyon bulunabilir. Bazı entegrasyonlarda veri yalnızca okunur, bazılarında iki yönlü aktarım gerekir. Hatalı kayıtların nasıl ele alınacağı, verilerin ne sıklıkla eşitleneceği ve bağlantı kesildiğinde sistemin nasıl davranacağı da ayrıca geliştirilir.
Bu nedenle “ERP entegrasyonu olacak” şeklindeki tek satırlık bir ihtiyaç maddesi fiyat çıkarmak için yeterli değildir.
Piasoft'un web yazılım hizmetinde de mevcut ERP, CRM ve üçüncü taraf sistemlerle entegrasyon proje kapsamının ayrı bir parçası olarak değerlendiriliyor.
Mevcut sistemin üzerine çalışmak her zaman daha ucuz değildir
Şirketin çalışan bir yazılımı varsa yeni projenin sıfırdan geliştirmeye göre daha ekonomik olacağı düşünülebilir. Bazen gerçekten böyledir. Bazen de mevcut sistemi anlamak, sorunlarını gidermek ve yeni ihtiyaçlara uygun hale getirmek daha fazla çalışma gerektirir.
Özellikle kaynak kodun yapısı bilinmiyorsa, dokümantasyon bulunmuyorsa veya eski teknolojilere bağımlılık varsa önce teknik inceleme yapılması gerekir.
Veri aktarımı da ayrı bir maliyet oluşturabilir. Eski sistemdeki müşteri, ürün, sipariş veya finansal kayıtlarının yeni sisteme taşınması gerekiyorsa verinin yapısı incelenir, eşleştirme yapılır ve aktarım sonrası doğruluk kontrol edilir.
Bu yüzden mevcut sistem bulunan projelerde teklif öncesi teknik analiz daha değerlidir.
İlk sürümde gerçekten neye ihtiyaç var?
Bütçeyi kontrol etmenin en etkili yollarından biri bütün fikirleri ilk sürüme koymamaktır.
Bir özelliğin ileride faydalı olabilecek olması, ilk yayında bulunması gerektiği anlamına gelmez. Kullanıcıların temel işini yapabilmesi için zorunlu fonksiyonlarla daha sonra geliştirilebilecek özellikleri ayırmak proje kapsamını daha sağlıklı hale getirir.
Örneğin ilk sürümde temel operasyon ekranları ve gerekli raporlar hazırlanırken gelişmiş analitik ekranları, bazı otomasyonlar veya ikincil entegrasyonlar sonraki aşamaya bırakılabilir.
Buradaki amaç özellikleri rastgele çıkarmak değildir. İşletmenin kullanacağı çekirdek sistemi belirlemektir.
Bu yaklaşım başlangıç bütçesini yönetmeyi kolaylaştırdığı gibi gerçek kullanıcı davranışlarını gördükten sonra yapılacak geliştirmelerin daha isabetli olmasını da sağlar.
Bakım bütçesi proje bütçesinden ayrı düşünülmeli
Yazılımın yayına alınması teknik çalışmanın tamamen bittiği anlamına gelmez. İşletim sistemi, sunucu bileşenleri, üçüncü taraf servisleri ve kullanılan yazılım kütüphaneleri zaman içinde değişir. Kullanım sırasında yeni ihtiyaçlar veya hatalar da ortaya çıkabilir.
Bu nedenle bütçe hazırlanırken yalnızca geliştirme bedeline bakmak eksik kalır.
Bakım kapsamında sistem kontrolleri, güvenlik güncellemeleri, hata düzeltmeleri ve performans çalışmaları bulunabilir. Yeni özellik geliştirme ise sözleşmenin yapısına göre bakım hizmetinden ayrı değerlendirilebilir.
Piasoft, yayın sonrası süreçleri Bakım & Destek hizmeti altında teknik kontroller, güncellemeler, performans iyileştirmeleri ve gerekli müdahalelerle ele alıyor.
Bu ayrım teklif aşamasında açıkça konuşulmalıdır. Aksi halde işletme bir defalık proje maliyetini toplam sahip olma maliyetiyle karıştırabilir.
Ekibin yapısı da teklifin parçasıdır
Aynı proje farklı ekipler tarafından farklı fiyatlandırılabilir. Çünkü teklif yalnızca kod yazılan saatleri içermez.
İş analizi, proje yönetimi, arayüz tasarımı, yazılım geliştirme, test, sunucu kurulumu ve yayın süreçlerini farklı uzmanların yürüttüğü projelerle birkaç görevin aynı kişi tarafından üstlenildiği çalışmaların maliyet yapısı aynı olmaz.
Daha düşük fiyat her zaman daha verimli bir proje anlamına gelmediği gibi daha yüksek fiyat da tek başına kalite göstergesi değildir.
Teklif karşılaştırırken yalnızca toplam rakama değil, o rakamın karşılığında hangi işlerin yapılacağına bakmak gerekir. Test süreci var mı? Tasarım dahil mi? Veri aktarımı kim tarafından yapılacak? Entegrasyon maliyetleri hesaba katılmış mı? Yayın sonrası destek hangi süreyi kapsıyor? Kaynak kod ve sistem erişimleri nasıl teslim edilecek?
İki teklif arasında ciddi fiyat farkı varsa çoğu zaman önce kapsamların gerçekten aynı olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Gerçekçi bütçe için önce ihtiyaçları fiyatlandırılabilir hale getirin
Özel yazılım teklifinin sağlıklı çıkması için yüz sayfalık teknik şartname hazırlamak şart değildir. Fakat işletmenin neyi çözmeye çalıştığını ve yazılımın temel olarak nasıl çalışacağını tarif edebilmesi gerekir.
Mevcut iş akışının kısa bir özeti, kullanıcı tipleri, mutlaka bulunması gereken özellikler, kullanılan mevcut sistemler, gerekli entegrasyonlar ve varsa hedeflenen yayın tarihi başlangıç analizi için güçlü bir temel oluşturur.
Bu bilgiler netleştikçe teklif içindeki belirsizlik azalır. Proje başlamadan önce hangi işlerin fiyata dahil olduğu, hangi taleplerin kapsam değişikliği sayılacağı ve yayın sonrasında nasıl çalışılacağı da açık biçimde belirlenebilir.
Özel yazılım için herkese uygulanabilecek sağlıklı bir sabit fiyat listesi bu yüzden yoktur. Küçük bir yönetim paneli ile şirketin satış, operasyon veya üretim süreçlerini yöneten bir sistem aynı yöntemle fiyatlandırılamaz.
Piasoft projelere ihtiyaç analiziyle başlayarak kapsamı, teknik yapıyı ve geliştirme sürecini proje özelinde planlıyor. Amaç önce gerçek ihtiyacı netleştirmek, ardından gereksiz geliştirmeleri ayıklayarak uygulanabilir çözüm ve bütçeyi ortaya çıkarmaktır. Piasoft ile iletişime geçerek projenizin kapsamını analiz ettirebilir ve ihtiyaçlarınıza göre teklif alabilirsiniz.