Bir işin Excel’de yapılması tek başına sorun değildir. Sorun, aynı Excel dosyasının üç kişide üç farklı sürümünün bulunması, son güncel dosyanın hangisi olduğunun bilinmemesi ve işin devam etmesi için sürekli birilerinin WhatsApp’tan birbirine “bunu girdin mi?” diye sormasıdır.
Süreç otomasyonu tam olarak bu tür tekrar eden, insan takibine fazla bağımlı ve hata üretmeye başlayan işleri daha kontrollü bir sisteme taşımayı amaçlar.
Buradaki hedef her işi yazılıma çevirmek değildir. Bazı işler Excel’de gayet iyi yürür. Bazıları için hazır bir yazılım yeterlidir. Bazı süreçlerde ise işletmenin çalışma biçimine göre geliştirilen özel bir yazılım gerekir.
Asıl mesele, bu ayrımı doğru yapmaktır.
Süreç otomasyonu nedir?
Süreç otomasyonu; belirli kurallarla tekrar eden işlerin, mümkün olduğunca manuel müdahaleye ihtiyaç duymadan ilerlemesini sağlayan dijital bir yapı kurulmasıdır.
Bir müşteri talebinin alınmasını düşünün.
Talep e-postayla geliyor, çalışan bilgileri Excel’e giriyor, ilgili kişiye WhatsApp’tan haber veriliyor, teklif Word’de hazırlanıyor, yönetici onayı ayrıca isteniyor ve birkaç gün sonra müşterinin aranıp aranmadığını kontrol etmek için tekrar Excel açılıyor.
Burada tek bir iş süreci aslında beş farklı araç arasında dolaşıyor.
Otomasyon kurulduğunda aynı süreç şöyle ilerleyebilir:
Talep sisteme kaydedilir. İlgili çalışan otomatik atanır. Teklif hazırlanır ve onaya gönderilir. Onaylanan teklif müşteriye iletilir. Belirlenen süre içinde dönüş alınmazsa sistem sorumlu kişiye görev oluşturur. Yönetici de sürecin hangi aşamada olduğunu ayrıca insanlara sormadan görebilir.
Otomasyonun değeri, bir işi birkaç saniye daha hızlı yaptırmasından çok burada ortaya çıkar: İşin nerede olduğu, kimin sorumlu olduğu ve sırada ne yapılacağı sistem tarafından takip edilir.
Her manuel süreç otomasyona alınmalı mı?
Hayır.
Ayda bir kez yapılan ve beş dakika süren basit bir işi otomatikleştirmek için haftalarca yazılım geliştirmek mantıklı olmayabilir. İnsanların zaten rahatça yönettiği bir sürece yeni bir sistem eklemek de işi kolaylaştırmak yerine zorlaştırabilir.
Otomasyon ihtiyacını genellikle şu belirtiler görünür hâle getirir:
-
Aynı bilgi tekrar tekrar farklı yerlere giriliyorsa,
-
işler kişilerin hafızasına veya mesajlaşmalarına bağlı ilerliyorsa,
-
sık sık veri giriş hatası yaşanıyorsa,
-
dosyanın veya kaydın son hâlini bulmak zorlaşıyorsa,
-
yöneticiler durum bilgisi almak için sürekli çalışanlara sormak zorunda kalıyorsa,
-
onay bekleyen işler fark edilmeden gecikebiliyorsa,
-
aynı rapor düzenli olarak elle hazırlanıyorsa,
-
çalışan değiştiğinde sürecin nasıl yürüdüğü belirsizleşiyorsa,
-
işlem sayısı arttıkça mevcut yöntem taşınamaz hâle geliyorsa,
artık kullanılan aracın değil, sürecin kendisinin yeniden ele alınması gerekir.
Burada sık yapılan hata “Excel'den kurtulmamız gerekiyor” diye yola çıkmaktır. Excel sebep değil, çoğu zaman belirtidir. Aynı dağınık süreç yeni yazılımın içine taşınırsa daha pahalı bir dağınıklık elde edilir. İnsanlık teknolojiyle bunu da başarabiliyor.
Nereden başlanmalı?
En kolay süreçten değil, işletmede en fazla sorun çıkaran süreçlerden başlanmalıdır.
Fakat “en sorunlu” kavramını yalnızca çalışanların en çok şikâyet ettiği iş olarak değerlendirmek doğru olmaz. Öncelik verirken birkaç somut ölçüte bakmak gerekir:
Ne kadar sık yapılıyor?
Her gün yüzlerce kez tekrarlanan küçük bir işlem, ayda bir yapılan uzun bir işlemden daha fazla zaman kaybettirebilir.
Hata olduğunda işletmeye neye mal oluyor?
Yanlış stok bilgisi, unutulan müşteri dönüşü veya hatalı fiyatlandırma birkaç dakikalık veri girişinden çok daha pahalı sonuçlar doğurabilir.
Kaç kişi sürece dokunuyor?
Satış, muhasebe, depo ve yönetim arasında dolaşan işler, tek kişinin yürüttüğü işlere göre daha fazla iletişim ve veri aktarımı problemi üretir.
İş başka süreçleri bekletiyor mu?
Bir yöneticinin onayı gelmeden sevkiyat başlayamıyorsa, onay sürecindeki gecikme doğrudan operasyonu etkiler.
Süreç ölçülebiliyor mu?
Bir siparişin ortalama kaç günde tamamlandığı veya müşteri taleplerinin ne kadarının zamanında cevaplandığı bilinmiyorsa, iyileştirme yapmak da güçleşir.
Bu değerlendirmeden sonra süreçleri kabaca “etki” ve “uygulama zorluğu” açısından sıralamak işe yarar.
Yüksek etkili ve nispeten kolay uygulanabilecek süreçler genellikle iyi başlangıç noktalarıdır. Çok karmaşık ve işletmenin tamamını etkileyen bir sistemi ilk proje olarak seçmek ise gereksiz risk yaratabilir.
Yazılım satın almadan önce mevcut süreç çizilmeli
İhtiyaç analizi yapılmadan hazırlanan özellik listeleri genellikle şöyle görünür:
“Müşteri modülü olsun, raporlama olsun, bildirim olsun, mobil uyumlu olsun.”
Bunlar ihtiyaç değil, özellik isimleridir.
Sağlıklı bir analiz daha somut sorular sorar:
Müşteri talebi nereden geliyor? İlk kaydı kim açıyor? Hangi bilgiler zorunlu? Talep kime atanıyor? Atama hangi kurala göre yapılıyor? Yönetici hangi durumda onay veriyor? Bir işlem gecikirse kim haberdar edilmeli? Hangi bilgiler başka bir yazılımdan alınacak? Sürecin sonunda hangi rapor gerçekten kullanılacak?
Bu sorular cevaplandığında yazılımın ekranları hakkında konuşmadan önce işin nasıl çalışması gerektiği ortaya çıkar.
Piasoft da özel yazılım projelerinde süreci ihtiyaç analiziyle başlatıyor; mevcut dijital altyapı, iş hedefleri ve kullanıcı ihtiyaçları değerlendirildikten sonra kapsam ve teknik yapı planlanıyor.
Bir süreci yazılıma taşırken “mevcut hâli” birebir kopyalamayın
Manuel süreçlerde zaman içinde oluşmuş gereksiz adımlar bulunabilir.
Örneğin satış personeli müşteri siparişini Excel’e giriyor, aynı bilgileri muhasebeye e-postayla gönderiyor ve muhasebe tekrar başka sisteme yazıyorsa sorun ekran eksikliği değildir. Aynı verinin birkaç defa elle aktarılmasıdır.
Yeni sistemde üç ekran tasarlayıp aynı işlemleri dijital ortamda tekrar ettirmek otomasyon sayılmaz.
İlk soru şu olmalıdır:
Bu adım gerçekten gerekli mi?
Ardından:
Bu bilgiyi sistem zaten biliyorsa neden kullanıcıdan tekrar istiyoruz?
Bir başka kritik soru da şudur:
Bu işlem bir kurala bağlıysa insanın her seferinde karar vermesi gerekiyor mu?
Sipariş belirli bir tutarın üzerindeyse yönetici onayına gitmesi, stok belirli seviyenin altına düştüğünde ilgili kişiye bildirim oluşturulması veya müşteriden birkaç gün içinde dönüş gelmediğinde satış sorumlusuna görev açılması gibi kurallar sistem tarafından işletilebilir.
İnsanların karar vermesi gereken yerlerle sistemin otomatik ilerletebileceği adımlar ayrıldığında süreç sadeleşmeye başlar.
Excel’den doğrudan büyük bir sisteme geçmek zorunda değilsiniz
Dijitalleşme projelerinde “her şeyi tek seferde değiştirelim” yaklaşımı cazip görünebilir. Kâğıt üzerinde.
Gerçek operasyon aynı fikirden pek hoşlanmaz.
Satış, stok, üretim, muhasebe, servis ve raporlama süreçlerini aynı anda değiştirmek; kullanıcı alışkanlıklarından veri aktarımına kadar birçok riski üst üste bindirir.
Daha kontrollü yöntem, sınırları belirlenmiş bir süreçle başlamaktır.
Örneğin servis taleplerinin WhatsApp ve Excel üzerinden takip edildiği varsayımsal bir işletmede ilk sürüm yalnızca şu işleri kapsayabilir:
Müşteri talebi kaydedilir, servis kaydı açılır, sorumlu teknisyen belirlenir, işlem durumu takip edilir ve tamamlanan işler raporlanır.
İlk aşamada muhasebe entegrasyonu, gelişmiş performans raporları veya müşteri portalı bulunmak zorunda değildir. Sistem gerçek kullanıcılarla çalışmaya başladıktan sonra ihtiyaçlar daha net görülür.
Bu yaklaşım, yanlış varsayımlara büyük bütçe ayırma riskini azaltır.
Pilot kullanım neden gerekli?
Bir yazılım test ortamında sorunsuz çalışabilir ama gerçek operasyon farklıdır.
Çalışanlar alanları beklenmedik biçimde doldurabilir. Bazı istisnalar analiz sırasında fark edilmemiş olabilir. Normalde nadir görülen bir işlem sistemi kilitleyen kritik bir senaryoya dönüşebilir.
Bu nedenle mümkünse sistem önce sınırlı sayıda kullanıcı, şube, müşteri grubu veya süreç üzerinde denenmelidir.
Pilot dönemde özellikle şunlara bakılır:
Kullanıcılar sistemi gerçekten kullanabiliyor mu? Manuel kayıt tutmaya devam ediyorlar mı? Gereksiz veri girişleri var mı? Hangi adımlarda bekleme oluşuyor? Eksik kalan istisnalar neler? Sistemden alınan bilgiler operasyonu yönetmek için yeterli mi?
Buradan çıkan sonuçlara göre yazılım düzeltilir ve kapsam genişletilir.
Piasoft’un proje modelinde de geliştirme sonrasında test ve kontrollü yayın aşaması bulunuyor; sistem yayına girdikten sonra bakım ve destek süreci devam ediyor.
Hazır yazılım mı, özel yazılım mı?
Her işletmenin sıfırdan yazılım geliştirmesi gerekmez.
Standart bir ihtiyacınız varsa hazır ürün çoğu zaman daha doğru seçimdir. Muhasebe, e-posta, dosya paylaşımı veya temel proje yönetimi gibi alanlarda piyasada oturmuş çözümler bulunur.
Özel yazılım ihtiyacı genellikle süreç işletmeye özgü hâle geldiğinde ortaya çıkar.
Örneğin fiyatlandırmanın müşteriye, ürün grubuna, miktara ve özel sözleşmelere göre farklı kurallarla hesaplandığı; onay süreçlerinin departmana göre değiştiği; aynı sistemin ERP, CRM veya başka kurumsal uygulamalarla veri alışverişi yapması gerektiği bir yapı standart ürünün sınırlarını zorlayabilir.
Piasoft, işletmeye özel web yazılım projelerinde CRM, ERP, stok, rezervasyon, bayi sistemleri, veri yönetimi ve süreç otomasyonu gibi ihtiyaçlara yönelik çözümler geliştirdiğini belirtiyor. Mevcut kurumsal sistemlerle entegrasyon da bu kapsamda planlanabiliyor.
İşletmede Netsis kullanılıyorsa Piasoft’un [Netsis tabloları ve açıklamaları içeriği] Netsis tabloları ve açıklamaları mevcut ERP verilerinin yapısını incelemek isteyen teknik ekipler için de yararlı bir kaynak olabilir.
İyi bir otomasyon projesinin ilk çıktısı yazılım değildir
İlk çıktı, netleştirilmiş bir süreç olmalıdır.
Mevcut iş akışı bilinmeden hangi ekranların geliştirileceğine karar vermek; ölçülmeyen bir probleme yazılım satın almak anlamına gelir.
Başlangıçta birkaç temel soruya net cevap verilebilmelidir:
Hangi süreci düzeltiyoruz? Bugün nasıl çalışıyor? Nerede zaman kaybediliyor veya hata çıkıyor? Kimler kullanacak? Yazılım devreye girdiğinde hangi adımlar ortadan kalkacak? Başarılı olduğunu neye bakarak anlayacağız?
Bu soruların cevapları ortaya çıktığında Excel’in, WhatsApp’ın veya kâğıdın yerine ne konulacağı da daha sağlıklı belirlenir.
Piasoft’un işletmeye özel yazılım yaklaşımı da bu nedenle ihtiyaç analiziyle başlıyor. Hazır bir sistemi işletmeye zorla uydurmak yerine iş akışı, kullanıcı ihtiyaçları, mevcut altyapı ve ileride gerekebilecek geliştirmeler değerlendirilerek proje kapsamı oluşturuluyor.
Süreçlerini tek tek ele alıp nerede otomasyona ihtiyaç olduğunu belirlemek isteyen işletmeler, Piasoft’un özel yazılım çözümlerini inceleyebilir. Ama başlangıç noktası yazılım seçmek değil; bugün en fazla hata, gecikme veya kontrol kaybı üreten süreci açık biçimde tarif etmektir.