Bir B2B web sitesi yalnızca ürünlerin, hizmetlerin ve iletişim bilgilerinin bulunduğu kurumsal bir vitrin olarak kalmamalı. Bayilerden sipariş alan, müşteriye özel fiyatlarla çalışan, stok bilgisini paylaşan veya teklif süreçlerini yöneten bir işletme için web sitesi aynı zamanda aktif bir iş kanalı olabilir.
Buradaki asıl ihtiyaç çoğu zaman klasik bir web sitesinden çok işletmeye özel bir müşteri veya bayi portalıdır. Kullanıcı sisteme giriş yaptığında kendi fiyatlarını görebilir, sipariş oluşturabilir, geçmiş işlemlerini inceleyebilir ve ihtiyaç duyduğu ticari bilgilere satış ekibinden yanıt beklemeden ulaşabilir.
İşletme tarafında ise telefon, e-posta, Excel dosyaları ve farklı uygulamalar arasında dağılan süreçler daha yönetilebilir bir yapıya taşınır.
B2B web sitesinde hangi süreçler tek merkezde toplanabilir?
Her firmanın satış modeli farklıdır. Bu nedenle iyi bir B2B portalında hangi ekranların bulunacağını hazır bir özellik listesi değil, şirketin gerçek iş akışı belirlemelidir.
Örneğin bayi ağıyla çalışan bir üretici için sistem; bayi hesapları, ürün kataloğu, stok durumu, bayi fiyatları ve siparişlerden oluşabilir. Proje bazlı satış yapan başka bir şirkette teklif talepleri, onay süreçleri ve müşteri dokümanları daha kritik olabilir.
Sık karşılaşılan ihtiyaçlar şunlardır:
-
Bayi ve müşteri hesaplarının yönetilmesi
-
Kullanıcı veya müşteri grubuna özel fiyatların gösterilmesi
-
Ürün, varyant ve teknik bilgilerin yayınlanması
-
Güncel stok veya kullanılabilir ürün bilgisinin sunulması
-
Online sipariş oluşturulması
-
Sipariş durumunun takip edilmesi
-
Geçmiş siparişlerin ve hareketlerin görüntülenmesi
-
Teklif talebi oluşturulması ve tekliflerin izlenmesi
-
Cari hesap veya ödeme bilgilerinin paylaşılması
-
Fatura, katalog, teknik doküman gibi dosyaların kullanıcıya açılması
-
Yetki seviyelerine göre farklı ekran ve işlemlerin tanımlanması
Bunların tamamının her projede bulunması gerekmez. Kullanılmayacak özellikleri sisteme eklemek yazılımı daha güçlü değil, daha karmaşık hale getirir.
Müşteriye özel fiyatlandırma B2B tarafında neden farklı ele alınmalı?
B2C e-ticarette aynı ürünün fiyatı çoğunlukla bütün ziyaretçilere açık biçimde gösterilir. B2B satışta ise fiyat yapısı çok daha değişken olabilir.
Bir bayi belirli bir iskonto grubunda bulunabilir. Başka bir müşteriye ürün grubuna göre farklı oran uygulanabilir. Sözleşmeli müşterilerin kendilerine özel fiyatları olabilir. Bazı firmalarda fiyat, müşterinin döviz tipi veya satın alma hacmine göre değişebilir.
B2B portalı bu yapıyı desteklemiyorsa satış ekibi yine manuel fiyat vermek zorunda kalır. Portal vardır ama asıl iş hâlâ telefon ve Excel üzerinden dönüyordur. İnsanlığın yazılım üretip sonra yazılımın etrafından dolaşarak işi elle yapması şaşırtıcı derecede yaygın bir senaryo.
Doğru kurguda kullanıcı giriş yaptıktan sonra yalnızca kendisi için geçerli ürünleri ve fiyatları görür. Satış koşullarındaki değişiklikler de mümkün olduğunca merkezi sistemden yönetilir.
Sipariş süreci satış temsilcisine bağlı kalmamalı
Geleneksel B2B sipariş akışı çoğu şirkette benzer sorunlar üretir: müşteri ürün listesini gönderir, satış temsilcisi siparişi sisteme aktarır, stok kontrol edilir, eksik veya yanlış ürün varsa yeniden iletişim kurulur.
Her manuel aktarım yeni bir hata ihtimali yaratır.
Portal kullanıldığında müşteri siparişini doğrudan oluşturabilir. Ürün kodunu, miktarı, fiyatı ve varsa stok bilgisini ekranda görür. Sistem işletmenin süreçlerine göre siparişe minimum adet, koli miktarı, ödeme yöntemi, teslimat adresi veya onay kuralı da uygulayabilir.
Buradaki kazanç sadece müşterinin daha hızlı sipariş vermesi değildir. Satış ve operasyon ekipleri veri aktarmak yerine istisnalarla ilgilenir.
Stok bilgisini göstermek yeterli değil, doğru kaynaktan göstermek gerekir
B2B portalındaki stok bilgisinin gerçek operasyonla bağlantılı olması gerekir.
Şirket stoklarını ERP veya başka bir ticari yazılımda yönetiyorsa portalın kendi başına ikinci bir stok kaydı tutması sorun çıkarabilir. Depoda 20 adet görünen ürün portalda 35 adet görünüyorsa dijitalleşme süreci işleri kolaylaştırmak yerine yeni bir kontrol noktası yaratmış olur.
Bu nedenle proje başında verinin hangi sistemde ana kayıt olarak tutulacağı belirlenmelidir.
Piasoft'un ERP içeriklerinde de sipariş ve stok yönetimi işletmenin birbiriyle ilişkili süreçleri arasında ele alınıyor. ERP tarafındaki yapının nasıl çalıştığını incelemek isteyenler Netsis ERP ile işletme süreçlerinin yönetimi hakkındaki içeriğe göz atabilir.
Portalın görevi çoğu projede mevcut sistemi değiştirmek değil, kullanıcıların ihtiyaç duyduğu veriyi doğru yetkilerle web üzerinden erişilebilir hale getirmektir.
ERP, CRM ve muhasebe sistemleriyle entegrasyon projenin merkezinde düşünülmeli
Bir B2B portalı bağımsız çalışabilir. Fakat sipariş, cari, stok ve fiyat bilgilerinin başka yazılımlarda tutulduğu şirketlerde entegrasyon ihtiyacı hızla ortaya çıkar.
Örneğin müşteri portal üzerinden sipariş verdiğinde satış ekibinin bu siparişi yeniden ERP'ye yazması gerekiyorsa süreç tam anlamıyla dijitalleşmiş değildir.
Uygun teknik altyapı bulunduğunda portal ile şirketin kullandığı sistem arasında veri alışverişi kurulabilir. Sipariş ERP'ye aktarılabilir, güncel stok bilgisi portala taşınabilir veya cari hesaba ait belirli bilgiler müşteriye gösterilebilir.
Entegrasyonun kapsamı kullanılan yazılıma, erişilebilen servis veya API'lere ve şirketin süreçlerine göre değişir. Bu nedenle “her sistem her sisteme bağlanır” gibi peşin bir kabul yerine teknik inceleme yapılması gerekir.
Yönetim paneli operasyon ekibinin çalışma biçimine göre tasarlanmalı
B2B portalının müşteri tarafı kadar arka taraftaki yönetim paneli de önemlidir.
Satış yöneticisinin yüzlerce sipariş arasında belirli bir müşteriyi hızlıca bulması gerekebilir. Operasyon ekibi yalnızca hazırlanacak siparişleri görmek isteyebilir. Bir yönetici fiyat değiştirebilirken başka bir kullanıcının sadece görüntüleme yetkisi olması gerekebilir.
İyi bir yönetim paneli bu görevleri birkaç ekranda toplar. Gereksiz alanlarla dolu dev formlar yerine kullanıcının yaptığı işe göre düzenlenmiş ekranlar sunar.
Yetkilendirme de burada devreye girer. Her kullanıcıya yönetici erişimi vermek kolaydır, doğru değildir. Kullanıcıların hangi müşterileri, siparişleri, fiyatları veya raporları görebileceği rol bazında sınırlandırılmalıdır.
Müşteri portalını kullanmak istemezse proje başarısız olur
Teknik olarak eksiksiz bir sistem hazırlamak tek başına yeterli değildir.
Bir bayi telefondan verdiği siparişi iki dakikada tamamlayabiliyor, portalda aynı işlem için altı farklı ekran geçmesi gerekiyorsa eski yöntemini bırakması için güçlü bir sebebi yoktur.
Bu yüzden tasarım masaüstü görünümünden ibaret düşünülmemeli. Kullanıcıların önemli bir kısmı sahadayken veya telefondayken sisteme erişebilir. Ürün arama, tekrar sipariş verme, miktar değiştirme ve sipariş kontrolü gibi sık kullanılan işlemler mümkün olduğunca kısa tutulmalıdır.
Arayüzün şirket içindeki organizasyon şemasını değil, kullanıcının yapmak istediği işi takip etmesi gerekir.
Her müşteriye aynı portalı göstermek zorunda değilsiniz
B2B satış ilişkileri çoğu zaman farklı müşteri grupları içerir.
Ana bayi, alt bayi, kurumsal müşteri ve satış temsilcisinin aynı bilgilere erişmesi gerekmeyebilir. Bir müşteri bütün ürünleri görebilirken diğeri yalnızca belirli markaları satın alabilir. Bazı müşteriler fiyatları görürken belirli kullanıcıların yalnızca sipariş hazırlamasına izin verilebilir.
Bu yapı proje başında planlandığında portal şirket büyüdükçe daha rahat geliştirilebilir.
Sonradan düşünülürse her yeni müşteri tipi için istisnalar yazılmaya başlanır. Bir süre sonra sistemde “şu müşteri hariç, bu bayi grubu dışındaysa, kullanıcı türü buysa” şeklinde ilerleyen kurallar birikir ve bakım maliyeti yükselir.
B2B portal projesine ekran çizerek değil, süreç çıkararak başlanmalı
İlk soru “Ana sayfada ne olacak?” olmamalı.
Önce mevcut iş akışı çıkarılmalıdır:
Müşteri siparişi bugün nasıl veriyor? Fiyat nereden geliyor? Stok hangi sistemde tutuluyor? Siparişi kim onaylıyor? Hangi bilgiler müşteriye gösterilebilir? Hangi aşamalar hâlâ manuel yürütülüyor? Satış ekibi en fazla hangi işlemlere zaman harcıyor?
Bu çalışma yapılmadan hazırlanan portal, mevcut işleyişe yeni bir ekran daha eklemekle kalabilir.
İhtiyaçlar netleştiğinde hangi modüllerin geliştirileceği, hangi sistemlerle entegrasyon kurulacağı ve kullanıcı rollerinin nasıl ayrılacağı daha sağlıklı biçimde belirlenir.
Piasoft, web yazılım tarafında CRM, ERP, stok, rezervasyon ve bayi sistemleri gibi işletmeye özel web tabanlı çözümler geliştirdiğini belirtiyor. Piasoft'un kurumsal web tasarım ve özel yazılım yaklaşımını inceleyebilirsiniz.
Hazır B2B altyapısı mı, özel portal mı?
Her şirket için özel yazılım geliştirmek gerekmez.
Standart ürün kataloğu, sabit fiyatlama ve klasik online sipariş akışı yeterliyse hazır bir e-ticaret veya B2B çözümü daha ekonomik olabilir. İşletmenin süreçleri standart yazılımın sunduğu yapıya rahatça uyuyorsa özel geliştirme için ek maliyet üstlenmenin anlamı yoktur.
Farklı fiyat kuralları, bayi hiyerarşisi, ERP entegrasyonu, özel onay mekanizmaları veya şirkete özgü sipariş akışları devreye girdiğinde tablo değişir. Hazır sisteme sürekli geçici çözümler eklemek yerine işletmenin çalışma biçimine göre tasarlanmış bir portal daha uygun olabilir.
B2B modelinin diğer e-ticaret yapılarından nasıl ayrıldığını görmek için Piasoft'un e-ticaret türlerini anlattığı içeriği de inceleyebilirsiniz.
İyi bir B2B web sitesi neyi değiştirir?
İyi kurgulanmış bir portal, müşterinin basit işlemler için sürekli satış temsilcisine ulaşma ihtiyacını azaltır. Müşteri kendisine açık ürünleri ve fiyatları görür, siparişini oluşturur, geçmiş işlemlerine ulaşır. Satış ekibi aynı verileri farklı kanallardan toplayıp tekrar sisteme girmek zorunda kalmaz.
Asıl değer yeni bir ekran açmakta değil, sipariş ve bilgi akışındaki gereksiz adımları ortadan kaldırmaktadır.
Piasoft'ta B2B portal projeleri bu nedenle hazır bir özellik paketinden değil, işletmenin mevcut sürecinden yola çıkarak kurgulanabilir. Bayi yönetimi, müşteriye özel fiyatlandırma, sipariş ve stok takibi, kullanıcı yetkilendirmeleri ve mevcut sistemlerle kurulabilecek entegrasyonlar ihtiyaçlara göre projeye dahil edilebilir.
Böylece web sitesi müşterinin şirket hakkında bilgi aldığı bir alan olmaktan çıkar; satış ve operasyonun günlük olarak kullandığı gerçek bir iş aracına döüşür.