Bir e-ticaret sitesinde oluşan siparişin ERP sistemine elle girilmesi, stok bilgisinin iki ayrı yerde tutulması veya müşteri kaydının farklı sistemlerde farklı bilgilerle bulunması çoğu zaman yazılım eksikliğinden değil, sistemlerin birbirleriyle doğru konuşmamasından kaynaklanır. API entegrasyonu bu veri alışverişini kontrollü ve otomatik hale getirir.
API, bir yazılımın belirli verileri veya işlemleri başka bir yazılıma tanımlı kurallar üzerinden açmasını sağlayan arayüzdür. Entegrasyon ise bu arayüzleri kullanarak iki ya da daha fazla sistem arasında çalışan bir süreç kurmaktır.
Örneğin bir işletme Netsis ERP kullanırken siparişlerini kendi web sitesinden veya e-ticaret altyapısından alabilir. Entegrasyon sayesinde sipariş ERP'ye aktarılabilir, stok değişikliği web sitesine geri gönderilebilir, cari hesap bilgileri eşleştirilebilir veya sevkiyat durumu müşterinin kullandığı ekrana yansıtılabilir.
İşin zor kısmı veriyi A sisteminden B sistemine göndermek değildir. Hangi verinin aktarılacağı, sistemlerin bu veriyi nasıl tanımladığı, hatalı işlemlerin ne olacağı ve veri akışının nasıl takip edileceği doğru tasarlanmadığında çalışan bir API bağlantısı bile operasyonel sorun üretebilir.
API entegrasyonu nasıl planlanır?
Entegrasyon projesinin ilk adımı teknik geliştirme değil, veri akışının çıkarılmasıdır.
Önce kaynak ve hedef sistem belirlenir. Ardından hangi işlemin hangi sistemi tetikleyeceği netleştirilir. Bir sipariş örneğinde akış şöyle olabilir:
E-ticaret sistemi siparişi oluşturur. Entegrasyon sipariş, müşteri, ürün, fiyat, vergi ve teslimat bilgilerini ERP'ye gönderir. ERP kaydı kabul ettikten sonra işlem numarasını geri döndürür. Stok veya sipariş durumu değiştiğinde güncel bilgi tekrar e-ticaret sistemine iletilir.
Bu akış basit görünür. Gerçek projede ise birkaç soru hemen ortaya çıkar:
-
Aynı sipariş ikinci kez gönderilirse ne olacak?
-
Web sitesindeki ürün koduyla ERP'deki stok kodu aynı mı?
-
ERP geçici olarak kapalıysa işlem kaybolacak mı?
-
Müşteri ERP'de zaten kayıtlıysa yeni cari kart mı açılacak?
-
Ürün fiyatı iki sistemde farklıysa hangi sistem esas alınacak?
-
Sipariş ERP'ye ulaştı fakat satırlarından biri hatalıysa işlem tamamen mi iptal edilecek?
-
Entegrasyon hatasını kim, hangi ekrandan görecek?
Bu sorular geliştirme başladıktan sonra değil, entegrasyon tasarlanırken cevaplanmalıdır.
Veri modeli entegrasyonun temelidir
İki sistemde alan adlarının benzemesi, verilerin aynı anlama geldiğini göstermez.
Bir sistem ürünü product_id ile tanırken diğer sistem stok kodunu kullanabilir. Bir tarafta müşteri tek kayıt olarak tutulurken diğer tarafta cari hesap, teslimat adresi ve fatura adresi ayrı kayıtlara bölünebilir. Para birimi, KDV tipi, depo kodu, ölçü birimi ve sipariş durumları da farklı biçimlerde modellenebilir.
Bu nedenle entegrasyonda bir eşleştirme katmanı gerekir.
Örneğin e-ticaret sistemindeki completed durumunun ERP tarafında hangi sipariş veya fatura durumuna karşılık geleceği açıkça tanımlanmalıdır. “Kargoya hazır” ile “faturalandı” aynı şey değildir. Bu ayrım yapılmadan kurulan otomasyon, teknik açıdan başarılı istekler gönderirken işletme açısından yanlış kayıtlar oluşturabilir.
Netsis kullanılan projelerde tablo ve modül yapısını anlamak da bu nedenle önemlidir. Piasoft'un [Netsis Tabloları ve Açıklamaları rehberi] Netsis Tabloları ve Açıklamaları rehberi, stok, cari, fatura, muhasebe ve entegrasyon gibi modüllerde kullanılan veri yapılarını incelemek isteyen ekipler için teknik bir başlangıç noktası sunar.
Her entegrasyonun doğrudan veritabanına yazması gerektiği anlamı buradan çıkarılmamalıdır. ERP üreticisinin sunduğu servis, API veya desteklenen entegrasyon yöntemi varsa öncelik buna verilmelidir. Doğrudan veritabanı işlemleri sürüm değişiklikleri, veri bütünlüğü ve destek süreçleri açısından ayrıca değerlendirilmelidir.
Veri hangi yönde ve ne zaman aktarılacak?
Entegrasyonun çalışma biçimi iş sürecine göre seçilir.
Bazı bilgiler anında aktarılmalıdır. Ödeme alınmış bir siparişin birkaç saat sonra ERP'ye düşmesi kabul edilebilir olmayabilir. Bazı verilerde ise anlık işlem gereksizdir. Büyük ürün katalogları veya belirli rapor verileri belirli aralıklarla senkronize edilebilir.
Bir başka karar da verinin hangi sistemde esas tutulacağıdır.
Stok miktarının ERP'de yönetildiği bir işletmede web sitesi genellikle stok bilgisinin tüketicisi olur. Web sitesi kendi stok değerini bağımsız olarak değiştirmeye başladığında iki ayrı doğru oluşur. Bir süre sonra hangisinin gerçek stok olduğunu belirlemek zorlaşır.
Aynı kural fiyat, cari bilgiler, ürün açıklamaları ve sipariş durumları için de düşünülmelidir. Her veri grubunun bir ana kaynağı olması entegrasyonu daha yönetilebilir hale getirir.
API güvenliği yalnızca kullanıcı adı ve şifreden ibaret değildir
Entegrasyon servisleri çoğu zaman müşteri, sipariş, finans veya stok gibi işletmenin doğrudan operasyonunu etkileyen verilere erişir. Bu nedenle güvenlik tasarımı proje bittikten sonra eklenecek ayrı bir iş değildir.
API erişiminde kullanılan anahtar, token veya kimlik bilgilerinin uygulama koduna açık biçimde yazılmaması gerekir. Yetkiler de mümkün olduğunca ihtiyaçla sınırlandırılmalıdır. Sadece stok okuması gereken bir servise müşteri silme veya finans kayıtlarını değiştirme yetkisi vermek gereksiz risk oluşturur.
Bağlantının şifreli olması, gelen isteklerin doğrulanması ve erişim bilgilerinin güvenli biçimde saklanması temel gereksinimlerdir. Dış sistemlerden gelen veriler de güvenilir kabul edilmemelidir. Alan tipi, uzunluk, zorunlu bilgiler ve izin verilen değerler uygulama tarafında kontrol edilmelidir.
Bir başka konu log kayıtlarıdır. Log tutulması gerekir, ancak erişim tokenları, parolalar veya gereksiz kişisel bilgiler log dosyalarına açık biçimde yazılmamalıdır.
Hata yönetimi kurulmadıysa entegrasyon tamamlanmış sayılmaz
ERP sunucusu yanıt vermeyebilir. İnternet bağlantısı kesilebilir. API zaman aşımına uğrayabilir. Gönderilen stok kodu hedef sistemde bulunmayabilir. Yetkilendirme anahtarının süresi dolabilir.
Bunların hiçbiri sıra dışı senaryolar değildir.
Asıl mesele hata oluşup oluşmaması değil, oluştuğunda sistemin ne yapacağıdır.
Geçici bağlantı sorunlarında kontrollü yeniden deneme uygulanabilir. Veri kaynaklı bir hata varsa aynı isteği yüzlerce kez yeniden göndermek çözüm değildir. İşlemin hata durumuna alınması, nedeninin kaydedilmesi ve gerekiyorsa sorumlu ekibin müdahale edebileceği bir mekanizmanın bulunması gerekir.
Tekrarlanan istekler de ayrıca ele alınmalıdır. ERP'ye gönderilen bir siparişin yanıtı bağlantı problemi nedeniyle entegrasyon sistemine ulaşmazsa, aynı siparişin yeniden gönderilmesi ikinci bir sipariş yaratmamalıdır. Bu nedenle işlem kimlikleri ve tekrar kontrolü entegrasyon tasarımına dahil edilir.
İzlenemeyen entegrasyon sorun çıkarana kadar çalışıyor kabul edilir
Entegrasyon yayına alındığında iş bitmez.
Kaç sipariş başarıyla işlendi? Kaçı hata aldı? Son başarılı stok güncellemesi ne zaman gerçekleşti? Bir kuyruğun içinde bekleyen kayıt var mı? Belirli bir servis normalden uzun süredir yanıt vermiyor mu?
Bu soruların cevabı doğrudan görülemiyorsa ekip genellikle problemi müşteriden veya operasyon personelinden öğrenir. “Siparişler ERP'ye düşmüyor” bildirimi entegrasyon izleme yöntemi olmamalıdır.
Teknik loglar geliştirici için gereklidir, fakat işletme tarafında daha anlaşılır bir işlem geçmişi de gerekebilir. Sipariş numarası, aktarım zamanı, hedef sistem cevabı, hata nedeni ve yeniden işlem durumu gibi bilgiler destek süresini ciddi biçimde kısaltır.
Yayın sonrasındaki güncellemeler de entegrasyonu etkileyebilir. API sürümleri değişebilir, ERP tarafına yeni alanlar eklenebilir veya e-ticaret sistemindeki iş akışı yenilenebilir. Piasoft'un [Bakım & Destek hizmeti] Bakım & Destek hizmeti, yayındaki özel yazılım ve entegrasyon sistemlerinin bakım, güncelleme ve teknik takip süreçlerini kapsar.
API entegrasyonu işletmeye ne kazandırır?
Doğru kurulan entegrasyonun en görünür etkisi tekrar eden veri girişini azaltmasıdır.
Bir siparişin önce e-ticaret panelinden alınması, ardından ERP'ye yeniden yazılması yalnızca zaman kaybettirmez. Ürün kodu, miktar, adres veya fiyat bilgisinin yanlış girilmesi için ikinci bir fırsat yaratır. Sistemler arasında otomatik veri akışı kurulduğunda aynı kayıt tekrar tekrar elle oluşturulmaz.
Stok tarafında da benzer bir durum vardır. ERP'deki stok hareketlerinin satış kanallarına aktarılması, farklı sistemlerde bağımsız stok kayıtları tutulması ihtiyacını azaltabilir. Sipariş, cari, ürün, sevkiyat ve benzeri süreçler işletmenin kullandığı altyapıya göre aynı akış içinde birbirine bağlanabilir.
Kazanç yalnızca personelin birkaç işlemi daha hızlı yapması değildir. İşletme tek tek ekranlar arasında veri taşıyan bir operasyon yerine, kuralları tanımlanmış bir süreç kurar.
Bu ayrım özellikle işlem sayısı arttığında belirginleşir.
ERP, Netsis ve e-ticaret entegrasyonlarında proje kapsamı nasıl belirlenir?
Her sistemi her sistemle bağlamak iyi entegrasyon tasarımı değildir.
Önce işletmenin gerçekten otomatikleştirmek istediği süreç belirlenmelidir. Sipariş aktarımı yeterliyse ilk aşamada bütün ERP modüllerini entegrasyona açmanın anlamı yoktur. Buna karşılık siparişin devamında faturalama, stok düşümü ve sevkiyat bilgisi kritikse sadece sipariş başlığını aktaran bağlantı da eksik kalır.
Proje başlangıcında kaynak sistemler, API imkânları, ERP yapısı, veri hacmi, kullanıcı yetkileri ve mevcut manuel süreçler incelenir. Ardından veri eşleştirmeleri, işlem sırası, hata senaryoları ve güvenlik gereksinimleri çıkarılır.
Piasoft, işletmeye özel web yazılımlarını ERP, CRM ve benzeri kurumsal sistemlerle entegre çalışacak biçimde planlıyor. İhtiyaç analizi, teknik yapı, geliştirme, test ve yayın sonrası desteğin aynı proje yaklaşımı içinde ele alınması, entegrasyonun tek seferlik bir veri aktarım koduna dönüşmesini engeller. Piasoft'un özel yazılım ve proje yaklaşımı hakkında ayrıntılar [kurumsal sayfada] kurumsal sayfada incelenebilir.
Başarılı bir API entegrasyonunda temel soru “Veriyi gönderebiliyor muyuz?” değildir. Doğru kayıt mı gönderiliyor, hedef sistem bu kaydı doğru yorumluyor mu, aynı işlem iki kez oluşabiliyor mu, bağlantı kesildiğinde veri korunuyor mu ve bir sorun çıktığında ekip ne olduğunu görebiliyor mu?
Bu soruların cevapları tasarımın içindeyse entegrasyon işletmenin görünmeyen ama güvenilir parçalarından biri haline gelir. Değilse iki sistemi birbirine bağlayan kod, kısa sürede iki sistem arasındaki yeni sorun kaynağı olabilir.