ERP, işletmenin satıştan muhasebeye, stoktan satın almaya kadar farklı bölümlerinde oluşan veriyi tek bir sistemde toplar. Böylece bir departmanda yapılan işlem, ilgili diğer süreçlere yeniden veri girilmesini beklemeden aktarılabilir.
ERP’nin açılımı Enterprise Resource Planning, Türkçesiyle Kurumsal Kaynak Planlamadır. Adında “planlama” geçse de ERP yalnızca planlama yapan bir yazılım değildir. Finans, muhasebe, satın alma, satış, üretim, stok, tedarik zinciri ve insan kaynakları gibi temel iş süreçlerini ortak bir yapı üzerinden yönetmeye yarayan yazılım sistemlerini ifade eder. SAP ve Oracle da ERP’yi farklı iş süreçlerini ortak veri üzerinden birbirine bağlayan bütünleşik sistemler olarak tanımlar.
ERP sistemi ne işe yarar?
Bir işletmede satış ekibi müşteri siparişlerini, depo ekibi stokları, muhasebe finansal kayıtları, satın alma ekibi tedarikçileri ayrı sistemlerde takip ettiğinde aynı bilgi birden fazla yerde tutulabilir.
Örneğin satış ekibinin aldığı sipariş ayrı bir programa girilir, depoya e-posta gönderilir, stok başka bir dosyadan kontrol edilir ve faturanın kesilmesi için muhasebeye ayrıca bilgi verilir. Süreç çalışır; fakat işlem sayısı arttıkça verinin güncel tutulması zorlaşır.
ERP’nin temel işi bu parçalı yapıyı bir araya getirmektir. Sistem içindeki modüller ortak verilerle çalışır. Bir kayıt oluşturulduğunda yetkili diğer birimler aynı işlemle ilişkili güncel bilgiye ulaşabilir. ERP sistemlerinin ortak veri kaynağı yaklaşımı, aynı verinin farklı sistemlerde tekrar tekrar oluşturulmasını azaltmayı amaçlar.
ERP nasıl çalışır?
ERP yazılımları genellikle birbirine bağlı modüllerden oluşur. Finans modülü mali işlemlere, stok modülü ürün hareketlerine, satın alma modülü tedarik süreçlerine odaklanır. Modüller ayrı görevler üstlense de ortak veri yapısı üzerinden birlikte çalışır.
Bir müşteri siparişinin sisteme girildiğini düşünelim.
Satış kaydı oluşturulduğunda ERP ürünün stok durumunu kontrol edebilir. Ürün mevcutsa stok hareketi siparişle ilişkilendirilir. Stok yetersizse işletmenin kurduğu sürece bağlı olarak satın alma veya üretim tarafında ihtiyaç oluşabilir. Sevkiyat ve faturalama tamamlandığında ilgili mali kayıtlar da finans ve muhasebe süreçlerine aktarılabilir.
Buradaki kritik ayrıntı, her ERP’nin bu adımları kendiliğinden ve aynı biçimde yürütmediğidir. İş akışları kullanılan yazılıma, aktif modüllere, işletmenin süreçlerine ve yapılan uyarlamalara göre değişir. Bazı işlemler tamamen otomatik ilerlerken bazıları kullanıcı onayı gerektirir.
ERP’nin değeri de yalnızca çok sayıda özelliğe sahip olmasından gelmez. Asıl fark, birbirine bağlı işlemlerin aynı veri üzerinden ilerlemesidir.
ERP modülleri nelerdir?
Bir ERP sisteminde bulunabilecek modüller yazılıma ve işletmenin ihtiyacına göre değişir. En sık karşılaşılan alanlardan bazıları şunlardır:
Finans ve muhasebe
Cari hesaplar, gelir ve gider kayıtları, ödeme ve tahsilatlar, muhasebe fişleri, bütçe ve finansal raporlama gibi süreçleri kapsar.
ERP ile klasik muhasebe programı arasındaki temel fark burada ortaya çıkar. Muhasebe yazılımı ağırlıklı olarak finansal kayıtlarla ilgilenirken ERP, finans verisini satış, satın alma, stok, üretim ve diğer operasyonlarla ilişkilendirebilir.
Satış ve sipariş yönetimi
Tekliften siparişe, siparişten sevkiyat ve faturaya kadar uzanan sürecin takip edilmesini sağlar. Müşteriye, ürüne, miktara, fiyatlandırmaya ve teslimata ilişkin kayıtlar diğer modüllerle bağlantılı çalışabilir.
Stok ve depo yönetimi
Ürün giriş ve çıkışları, depo hareketleri, mevcut stok miktarı, rezervasyonlar ve sayım işlemleri bu bölümde yönetilebilir.
Özellikle çok sayıda ürün, depo veya işlem noktası bulunan işletmelerde güncel stok verisinin satış ve satın alma süreçleriyle bağlantılı olması ciddi bir operasyon farkı yaratır.
Satın alma
Satın alma talepleri, siparişler, tedarikçiler, teslimatlar ve ilgili mali işlemler aynı süreç içinde izlenebilir.
Örneğin belirli bir malzemede ihtiyaç oluştuğunda kullanıcı satın alma talebi oluşturabilir. İşletmenin tanımladığı yetki yapısına göre bu talep onay sürecinden geçerek siparişe dönüşebilir.
Üretim ve malzeme planlama
Üretim yapan işletmelerde ürün reçeteleri, iş emirleri, hammadde ihtiyacı, üretim planları ve gerçekleşen üretim hareketleri ERP kapsamında yönetilebilir.
Malzeme İhtiyaç Planlaması, yani MRP, üretilecek ürün miktarına ve mevcut stoklara göre hangi malzemeye ne zaman ihtiyaç duyulacağını hesaplamaya yardımcı olan yapılardan biridir.
İnsan kaynakları
Çalışan kayıtları, izinler, bordro, organizasyon bilgileri ve bazı sistemlerde işe alım ya da performans süreçleri ERP yapısına dahil edilebilir.
CRM
CRM işlevleri bazı ERP ürünlerinin içinde bulunurken bazı işletmeler ayrı bir CRM sistemi kullanır ve bunu ERP ile entegre eder. Aynı durum e-ticaret altyapısı, kargo yazılımı, banka sistemleri veya sektöre özel uygulamalar için de geçerlidir.
Modern ERP sistemleri gerektiğinde API ve farklı entegrasyon yöntemleri aracılığıyla başka uygulamalarla veri alışverişi yapabilir.
ERP neden tek bir veri kaynağı oluşturmaya çalışır?
Aynı ürünün stok miktarı satış ekibinin dosyasında 120, depo programında 97, satın alma tablosunda 105 görünüyorsa sorun yalnızca “hangi sayı doğru?” sorusu değildir. Bu belirsizlik sipariş, satın alma ve üretim kararlarının tamamını etkileyebilir.
ERP sistemleri işlemsel veriyi ortak bir yapıda tutarak bu tür tekrarları azaltmayı hedefler. Oracle bunu farklı kaynaklardaki ortak işlem verilerinin bir araya getirilmesi ve veri tekrarının azaltılması şeklinde açıklar. SAP de ERP’nin ortak veri tabanı üzerinden çalışan modüllerden oluştuğunu belirtir.
Bu yaklaşım, herkesin tüm bilgilere erişmesi anlamına gelmez. ERP sistemlerinde kullanıcıların hangi şirketi, depoyu, modülü, ekranı veya işlemi görebileceği yetkilerle sınırlandırılabilir.
ERP hangi işletmeler için gereklidir?
ERP yalnızca çok büyük şirketlerin kullandığı bir sistem değildir. Asıl belirleyici şirketin çalışan sayısından çok süreçlerin yapısıdır.
Sipariş sayısı arttıkça stok takibi zorlaşıyorsa, aynı bilgiler farklı Excel dosyalarında tekrar tutuluyorsa, departmanlar sürekli birbirinden güncel veri istiyorsa veya yöneticiler sağlıklı rapor almak için birkaç farklı kaynağı elle birleştiriyorsa ERP ihtiyacı belirginleşmeye başlar.
Küçük bir işletmenin tüm ERP modüllerine ihtiyacı olmayabilir. Daha sınırlı süreçlerle çalışan bir şirket için ağır ve kapsamlı bir sistem gereksiz maliyet ve iş yükü yaratabilir. ERP seçimi yapılırken “en fazla özelliğe sahip ürün” yerine işletmenin gerçekten yönettiği süreçlere bakmak daha sağlıklıdır.
Orta ölçekli işletmelere yönelik bir ERP yapısının nasıl kurgulandığını görmek isteyenler Netsis 3 Standart içeriğini inceleyebilir. Daha geniş organizasyon yapılarına yönelik çözüm tarafında ise Netsis 3 Enterprise farklı bir örnek sunar. Piasoft’un bu iki içeriği de ilgili ürünleri finans, stok, üretim ve diğer işletme süreçleri kapsamında ele alıyor.
ERP kullanmanın işletmeye etkisi nedir?
ERP’nin en görünür etkilerinden biri tekrar eden veri girişinin azalmasıdır. Bir işlemin satışta ayrı, depoda ayrı, muhasebede ayrı kaydedilmesi yerine süreçler birbirine bağlanabilir.
Bu yapı başka alanları da etkiler:
-
Stok hareketleri daha güncel takip edilebilir.
-
Satış ve satın alma kayıtları aynı ürün ve cari verileriyle çalışabilir.
-
Manuel veri aktarımı gerektiren işlemler azaltılabilir.
-
Finansal ve operasyonel raporlar ortak verilere dayanabilir.
-
Yetki ve onay süreçleri sistem üzerinde tanımlanabilir.
-
Bir işlemin hangi aşamada olduğu daha kolay izlenebilir.
Bunlar ERP kurulduğu anda otomatik olarak ortaya çıkan kazanımlar değildir. Yanlış tanımlanmış ürün kartları, düzensiz iş akışları veya eksik kullanıcı eğitimi varsa yazılım mevcut sorunları ortadan kaldırmak yerine sisteme taşıyabilir.
ERP projesinin yazılım kurulumundan ibaret görülmemesinin nedeni budur.
ERP kurulumu nasıl yapılır?
Sağlıklı bir ERP projesi genellikle mevcut süreçlerin incelenmesiyle başlar.
Hangi departman hangi veriyi oluşturuyor? Aynı veri başka nerelerde kullanılıyor? Kim hangi işlemi onaylıyor? Stok nasıl takip ediliyor? Üretim planı nasıl hazırlanıyor? Hangi raporlara gerçekten ihtiyaç var?
Bu sorular cevaplanmadan yapılan kurulumlarda işletme, yazılımın standart çalışma biçimine uymaya zorlanabilir veya gereksiz özelleştirmeler ortaya çıkabilir.
Ardından kullanılacak modüller, kullanıcı rolleri, yetkiler, iş akışları ve entegrasyonlar belirlenir. Eski sistemden veri aktarılacaksa müşteri, tedarikçi, ürün, stok, muhasebe ve diğer kayıtların temizliği ayrı bir çalışma ister.
Test aşaması özellikle önemlidir. Gerçek iş akışlarının yalnızca tek tek ekranlarda değil, baştan sona denenmesi gerekir. Bir satış siparişinin stok, sevkiyat, fatura ve muhasebe tarafında nasıl ilerlediği birlikte kontrol edilmelidir.
Canlı kullanıma geçildikten sonra da süreç bitmez. Kullanıcıların sisteme alışması, yeni ihtiyaçların ortaya çıkması ve raporların geliştirilmesi zaman içinde devam eder.
Bulut ERP ile şirket içi ERP arasındaki fark nedir?
ERP yazılımları şirketin kendi sunucularında çalışabileceği gibi bulut üzerinden de sunulabilir. Hibrit modellerde iki yaklaşım birlikte kullanılabilir. Oracle, yaygın ERP dağıtım modellerini şirket içi, bulut ve hibrit yapı olarak sınıflandırır.
Şirket içi ERP modelinde yazılım ve ilgili altyapı işletmenin kontrolündeki sistemlerde çalışır. Sunucu yönetimi, bakım, güvenlik ve güncelleme süreçlerinin önemli bir bölümü işletmenin veya hizmet aldığı teknik ekibin sorumluluğundadır.
Bulut ERP modelinde uygulama internet üzerinden hizmet olarak sunulur. Fiziksel sunucu yatırımı ve bazı altyapı operasyonları hizmet sağlayıcı tarafında yürütülebilir.
Hangi modelin daha doğru olduğu güvenlik politikası, mevcut altyapı, entegrasyon gereksinimleri, maliyet yapısı ve işletmenin teknik kapasitesine göre değişir.
ERP ile CRM aynı şey mi?
Hayır.
ERP ağırlıklı olarak işletmenin kaynaklarını ve operasyonlarını yönetir. Finans, stok, satın alma, üretim ve sipariş süreçleri buna örnektir.
CRM ise müşteri ilişkileri, satış fırsatları, görüşmeler, pazarlama faaliyetleri ve müşteri geçmişi gibi alanlara odaklanır.
İki sistem arasında kesişen noktalar vardır. CRM’de satış fırsatı siparişe dönüştüğünde bu bilginin ERP’ye aktarılması gerekebilir. ERP’deki cari hesap, stok veya fatura verilerinin de CRM tarafında kullanılması istenebilir. Bazı ERP paketleri CRM modülünü kendi içinde sunarken bazı işletmeler iki ayrı ürünü entegre eder.
ERP seçerken nelere bakılmalı?
ERP karşılaştırmasına yalnızca özellik listesinden başlamak çoğu zaman yanlış yere bakmak anlamına gelir. Yüzlerce işlev sunan bir yazılım, işletmenin kritik süreçlerini doğru yönetemiyorsa kapsamlı olması pek işe yaramaz.
Öncelikle mevcut ihtiyaçlar çıkarılmalıdır. Çok depolu stok yönetimi gerekiyor mu? Seri veya lot takibi yapılıyor mu? Üretim var mı? MRP kullanılacak mı? E-ticaret sistemi ERP’ye bağlanacak mı? Birden fazla şirket veya şube aynı sistemde çalışacak mı? Finansal raporlama tarafında hangi çıktılar gerekli?
Ardından ölçeklenebilirlik, entegrasyon seçenekleri, kullanıcı yetkilendirmesi, raporlama kapasitesi, teknik destek ve toplam sahip olma maliyeti değerlendirilebilir.
Türkiye’de kullanılan ERP çözümlerinden biri olan Netsis’in modülleri ve kullanım alanları için Netsis ERP rehberine bakılabilir. Piasoft’taki teknik içeriklere ihtiyaç duyan geliştiriciler ve analistler için hazırlanan Netsis tabloları ve açıklamaları sayfası ise sistemin veritabanı tarafındaki modül ve tablo yapısını daha ayrıntılı gösterir.
ERP ile Excel arasındaki fark nedir?
Excel esnek bir çalışma aracıdır; ERP ise işlem ve süreç yönetmek üzere tasarlanmış bir sistemdir.
Bir Excel dosyasında stok listesi hazırlanabilir, satış raporu çıkarılabilir veya bütçe tutulabilir. Fakat dosyanın kim tarafından değiştirildiği, aynı anda hangi işlemlerin stok miktarını etkilediği, kullanıcıların hangi alanlara erişebildiği ve satıştan muhasebeye kadar uzanan süreçlerin nasıl birbirine bağlanacağı ayrı çözümler gerektirir.
ERP bu ilişkileri sistem seviyesinde yönetir. Bu nedenle mesele Excel’in “yetersiz” olması değil, iki aracın farklı işler için geliştirilmiş olmasıdır.
ERP sistemi işletmedeki bütün yazılımların yerini alır mı?
Genellikle hayır.
Bir ERP çok geniş kapsamlı olabilir; yine de işletmeler e-ticaret platformu, CRM, depo yönetim sistemi, üretim uygulaması, insan kaynakları yazılımı, banka servisleri veya sektöre özel programlar kullanmaya devam edebilir.
Burada önemli olan ERP’nin her şeyi kendi içinde yapması değil, gerekli sistemlerle güvenilir biçimde veri alışverişi yapabilmesidir. Modern ERP ürünleri bu amaçla API’ler ve farklı entegrasyon teknolojileri kullanabilir.
İyi kurulmuş bir ERP’de kullanıcı için asıl değişiklik ekran sayısının artması değildir. Satışın girdiği siparişin stokta karşılık bulması, satın almanın gerçek ihtiyeti görebilmesi, muhasebenin aynı işlem verisine ulaşması ve yönetimin rapor almak için birbirinden kopuk dosyaları birleştirmek zorunda kalmamasıdır.
ERP tam olarak bu bağlantıyı kurmak için vardır.