ERP ile Web Sitesi Arasında Stok ve Fiyat Senkronizasyonu Nasıl Yapılır?

ERP’de stok 12 adet görünürken web sitesinde 18 adet görünüyorsa sorun yalnızca ekrandaki bir sayı değildir. Müşteri gerçekte bulunmayan ürünü satın alabilir. Benzer şekilde ERP’de güncellenen satış fiyatının siteye geç ulaşması, siparişin eski fiyat üzerinden alınmasına yol açabilir. ERP ile web sitesi arasındaki entegrasyonun asıl işi, bu iki sistemi aynı veriyi kullanan güvenilir bir yapıya dönüştürmektir.

Bunun nasıl yapılacağı ve projenin ne kadara mal olacağı ise kullanılan ERP’nin adından çok daha fazla ayrıntıya bağlıdır. Ürün sayısı, depo yapısı, fiyat kuralları, ERP’nin dış sistemlere sunduğu erişim yöntemleri, web sitesinin altyapısı ve senkronizasyon sıklığı değiştikçe geliştirme kapsamı da değişir.

Önce hangi sistemin hangi veride yetkili olduğu belirlenir

Entegrasyona başlamadan önce cevaplanması gereken temel soru şudur: Stok ve fiyat bilgisinin ana kaynağı hangi sistem olacak?

Çoğu projede ERP stok ve fiyat için ana sistem olarak konumlandırılır. Ürün kartındaki değişiklik ERP’de yapılır, entegrasyon bu değişikliği web sitesine aktarır. Web sitesinden gelen sipariş ise ters yönde ERP’ye gönderilebilir.

Fakat gerçek iş akışları her zaman bu kadar sade değildir. Bir işletmede tek satış fiyatı bulunurken başka bir işletmede bayi, perakende ve kampanya fiyatları ayrı tutulabilir. Fiyat müşterinin grubuna, para birimine, miktara veya ödeme biçimine göre değişebilir. Stok tarafında tek depo yerine merkez depo, mağaza ve sevkiyat deposu ayrı ayrı izlenebilir.

Bu nedenle “ERP’den stok ve fiyat çekilecek” ifadesi teknik teklif hazırlamak için yeterli değildir. Hangi stok alanının kullanılacağı, hangi fiyatın hangi kullanıcıya gösterileceği ve verinin hangi kurallarla dönüştürüleceği açıkça tanımlanmalıdır.

Senkronizasyon nasıl kurulur?

Teknik yöntem mevcut sistemlerin imkânlarına göre seçilir. ERP uygun bir API veya web servisi sunuyorsa entegrasyon çoğunlukla bu servisler üzerinden kurulabilir. Bazı yapılarda entegrasyon için ERP’nin sağladığı farklı aktarım yöntemleri ya da kontrollü veri erişimleri kullanılması gerekebilir.

Web sitesi tarafında da ürünleri ERP kayıtlarıyla eşleştirecek güvenilir bir anahtar gerekir. Stok kodu, ürün kodu veya entegrasyon için belirlenmiş benzersiz bir kimlik bu amaçla kullanılabilir. Aynı ürün ERP’de başka, web sitesinde başka kodla tutuluyorsa ayrıca bir eşleştirme katmanı gerekir.

Veri akışı kabaca şu sırayı izler:

1. ERP’deki ilgili ürün, stok ve fiyat verileri alınır.

2. Veriler web sitesinin kullanabileceği yapıya dönüştürülür.

3. Ürünler doğru kayıtlarla eşleştirilir.

4. Değişen stok ve fiyatlar siteye aktarılır.

5. Başarılı ve başarısız işlemler kayıt altına alınır.

6. Hatalı aktarım varsa sistem yeniden dener veya sorumlu kişiye müdahale edilebilecek bir kayıt bırakır.

Buradaki kritik ayrıntı yalnızca veriyi göndermek değildir. Aktarım yarıda kaldığında ne olacağı da tasarlanmalıdır. ERP’ye erişilemediğinde web sitesinin eski stokla satışa devam edip etmeyeceği, başarısız kayıtların yeniden gönderilip gönderilmeyeceği ve hataların nasıl takip edileceği proje kapsamının parçasıdır.

Anlık senkronizasyon her proje için gerekli değildir

“Stoklar anlık güncellensin” talebi kulağa basit gelir, fakat teknik olarak farklı çözümler anlamına gelebilir.

Bazı işletmeler için birkaç dakikada bir çalışan planlı senkronizasyon yeterlidir. Satış hızı yüksek, aynı stok birden fazla kanalda kullanılan yapılarda ise değişikliklerin çok daha kısa sürede aktarılması gerekebilir. ERP veya diğer sistemler olay bazlı bildirim mekanizmaları sunuyorsa değişiklik gerçekleştiğinde entegrasyonu tetikleyen bir mimari de kurulabilir.

Daha sık veri alışverişi her zaman daha iyi sistem anlamına gelmez. ERP’nin kapasitesi, API kullanım sınırları, ürün sayısı, günlük işlem hacmi ve web sitesinin altyapısı birlikte değerlendirilmelidir.

Örneğin on binlerce ürünün bulunduğu bir katalogda her çalışmada bütün ürünleri yeniden aktarmak yerine yalnızca değişen kayıtları işlemek daha uygun olabilir. Bunun mümkün olup olmadığı ise kullanılan ERP ve entegrasyon yöntemine bağlıdır.

Stok senkronizasyonunda “stok” kelimesinin ne anlama geldiği netleşmeli

ERP’de görünen fiziksel miktarı doğrudan web sitesine göndermek her işletmede doğru sonuç vermez.

Eldeki miktar 100 olabilir fakat bunun 20 adedi mevcut siparişlere ayrılmış olabilir. İşletme ayrıca güvenlik amacıyla belirli miktarı çevrim içi satışa açmak istemeyebilir. Birden fazla depo varsa hangi depoların internet satışına dahil edileceği de belirlenmelidir.

Bu nedenle web sitesine gönderilecek satışa açık stok için işletmenin kuralı tanımlanır. Entegrasyon bu kuralı uygular.

Aynı konu sipariş aktarımında da karşımıza çıkar. Web sitesinde sipariş oluştuğunda stok ERP’de ne zaman düşecek? Sipariş oluşturulduğunda mı, ödeme onaylandığında mı, fatura veya irsaliye aşamasında mı? Yanlış seçilen nokta stokların iki sistem arasında sürekli farklı görünmesine neden olabilir.

Fiyat entegrasyonu çoğu zaman stoktan daha karmaşıktır

Tek fiyat kullanan bir işletmede süreç görece kolaydır. ERP’deki belirlenmiş satış fiyatı alınır ve ürünün web fiyatına yazılır.

Fakat ticari sistemlerde fiyat yapısı hızla dallanabilir:

• Birden fazla fiyat listesi

• Bayi veya müşteri grubuna özel fiyatlar

• Dövizli fiyatlar

• İskonto kuralları

• Miktara bağlı fiyatlandırma

• Kampanya fiyatları

• KDV dahil veya hariç fiyatlar

Burada entegrasyonun hangi fiyatı aktaracağı açıkça belirlenmelidir. Örneğin ERP’de USD olarak tutulan fiyatın web sitesinde TL gösterilmesi isteniyorsa kur bilgisinin kaynağı ve fiyatın hangi anda hesaplanacağı da kapsamın içine girer.

İşletme müşteriye özel fiyatlandırma kullanıyorsa mesele yalnızca ürün tablosundaki fiyat alanını güncellemekten çıkar. Web sitesindeki kullanıcının ERP’deki müşteri veya cari kayıtla ilişkilendirilmesi ve doğru fiyat kuralının uygulanması gerekebilir.

Entegrasyon maliyetini asıl değiştiren nedir?

ERP entegrasyonuna sabit paket fiyat vermek çoğu projede yanıltıcıdır. Aynı ERP’yi kullanan iki işletmenin ihtiyaçları teknik olarak birbirinden oldukça farklı olabilir.

Fiyatı belirleyen ilk unsur veri kapsamıdır. Yalnızca stok ve tek bir satış fiyatı aktarılacaksa geliştirme daha sınırlı kalabilir. Ürün kartları, kategoriler, varyantlar, görseller, çoklu depolar, müşteri özel fiyatları ve siparişler de işin içine girdiğinde kapsam büyür.

İkinci konu mevcut sistemlerin entegrasyona ne kadar hazır olduğudur. Dokümante edilmiş ve ihtiyacı karşılayan bir API ile çalışmakla, mevcut sistemde entegrasyon için ek geliştirme yapmak aynı iş değildir.

Web sitesinin altyapısı da maliyeti doğrudan etkiler. Hazır bir e-ticaret sisteminin sunduğu entegrasyon imkânlarıyla tamamen özel geliştirilmiş bir web yazılımının ihtiyaçları farklıdır. Mevcut sitenin kod kalitesi ve veri modeli de entegrasyon süresini değiştirebilir.

İş kuralları karmaşıklaştıkça analiz ve test yükü artar. Beş depo arasından yalnızca ikisinin stoklarını internete açmak, belirli müşteri gruplarına farklı fiyat göstermek veya ERP’deki varyant yapısını web sitesindeki ürün seçenekleriyle eşleştirmek için özel kurallar gerekir.

Bu yüzden gerçekçi bütçe yalnızca “kaç ekran yapılacak?” hesabından çıkmaz. Analiz, entegrasyon geliştirmesi, test, canlıya geçiş ve yayın sonrası bakım birlikte değerlendirilir.

Tasarım da bütçeden tamamen bağımsız değildir

ERP entegrasyonu arka planda çalışan teknik bir süreç olsa da web sitesindeki bazı ekranların buna göre tasarlanması gerekebilir.

Müşteriye özel fiyat gösterilecekse kullanıcı girişi ve hesap yapısı buna uygun olmalıdır. Depo bazında teslimat seçeneği sunulacaksa ürün ve sepet ekranlarında yeni alanlar gerekebilir. Stok durumuna göre “aynı gün gönderim”, “tedarik sürecinde” veya benzeri durumlar gösterilecekse bu bilgiler arayüzün parçası olur.

Yeni bir web sitesi de geliştirilecekse tasarım ve yazılım kapsamını entegrasyondan ayrı düşünmek bütçeyi eksik bırakır. Piasoft’un kurumsal web tasarım yaklaşımında da süreç ihtiyaç analizi, planlama, tasarım, geliştirme ve yayın adımları üzerinden ele alınıyor.

Test için yalnızca “veri geldi mi?” kontrolü yetmez

Entegrasyonun normal şartlarda çalışması ilk testtir. Asıl sorunlar istisnalarda ortaya çıkar.

ERP geçici olarak erişilemezse ne olacak? Ürünün web sitesindeki karşılığı bulunamazsa kayıt atlanacak mı? Fiyat alanı boş gelirse mevcut fiyat silinecek mi? Aynı işlem iki kez gönderilirse mükerrer kayıt oluşacak mı? Web sitesinde satılan son ürünle mağazada aynı anda yapılan satış çakışırsa sistem nasıl davranacak?

Canlıya geçmeden önce bu senaryoların proje için anlamlı olanları test edilmelidir. Entegrasyon kayıtlarının tutulması da hata araştırmayı ciddi biçimde kolaylaştırır. “Dün gece fiyatlar neden güncellenmedi?” sorusunun cevabını log kaydı yerine tahmin ederek aramak, yazılım projelerinin pek sevilen ama pek verimli olmayan geleneklerinden biridir.

Yayına almak projenin son maliyeti değildir

ERP ve web sitesi yaşayan sistemlerdir. ERP güncellenebilir, API yapısı değişebilir, web sitesine yeni satış kuralları eklenebilir veya işletme yeni bir depo açabilir. Bir süre sonra başlangıçta tasarlanan entegrasyonun da güncellenmesi gerekebilir.

Bu nedenle bütçe hazırlanırken yayın sonrası teknik desteğin nasıl verileceği de konuşulmalıdır. Hata takibi, güvenlik ve performans kontrolleri, uyumluluk güncellemeleri ve yeni ihtiyaçlara yönelik geliştirmeler ayrı bir bakım planı gerektirebilir. Piasoft’un Bakım & Destek hizmetlerinde de yayın sonrası süreç; teknik kontroller, güncellemeler, hata düzeltmeleri, performans ve sistem stabilitesini korumaya yönelik çalışmalarla ele alınıyor.

Sağlıklı teklif için hangi bilgiler hazırlanmalı?

Bir ERP-web entegrasyonu için fiyat istemeden önce kullanılan ERP ve sürümü, web sitesinin altyapısı, aktarılacak veri alanları, ürün ve yaklaşık işlem hacmi, depo sayısı, fiyatlandırma kuralları, istenen güncelleme sıklığı ve veri akışının yönü netleştirilmelidir.

Siparişlerin de ERP’ye aktarılması isteniyorsa ödeme, müşteri/cari, adres, kargo, iskonto, vergi ve sipariş durumlarının nasıl eşleştirileceği ayrıca belirlenir.

Bu bilgiler olmadan verilen rakam çoğu zaman gerçek proje fiyatından çok bir tahmindir. Kapsam sonradan netleştiğinde teklifin değişmesi de şaşırtıcı olmaz. İnsanlık, belirsiz kapsamdan kesin bütçe çıkarma konusunda hâlâ etkileyici bir iyimserliğe sahip.

Piasoft, web yazılım projelerini işletmenin operasyonel ihtiyaçlarına göre planladığını ve ERP, CRM gibi kurumsal sistemlerle entegrasyonları bu yapının parçası olarak ele aldığını belirtiyor. ERP ile web sitesi arasında stok ve fiyat entegrasyonu planlanırken de doğru başlangıç sabit bir paket seçmek değil; mevcut sistemleri, veri akışını ve iş kurallarını analiz ederek gerçek geliştirme kapsamını çıkarmaktır. Böylece ihtiyaç duyulmayan özelliklere bütçe ayrılmaz, kritik entegrasyon kalemleri de teklifin dışında kalmaz.